在留資格認定証明書（COE）とは？ │ どんな時に必要？申請方法や必要書類についても解説！
新たに海外から外国人従業員を雇用するときに必要になるのが、在留資格認定証明書交付申請(COE申請)です。
この申請は、日本に入国しようとする外国人が、上陸のための条件（活動がいずれかの在留資格に適合しているかどうか等）に適合していることを証明するために、入国前にあらかじめ行う申請のことです。
そこでこの記事では、COE申請のための準備・方法・必要書類などについてわかりやすく解説します。
COE申請は我々JapanJobSchoolがサポートできます！
1．在留資格認定証明書(COE)とは
在留資格認定証明書（COE）とは、海外から外国人を中長期的に雇用するときに、ビザ申請において必要な書類のひとつです。
1-1. COEの役割
COEは、申請人（外国人本人）に関する重要な書類のひとつです。日本に入国しようとする外国人が、上陸のための条件（＝活動内容がいずれかの在留資格に該当し、入国・在留が適切であること）を満たしているかどうかを、事前に日本の入管が審査・証明します。
COEがあると、審査期間も短縮される傾向があり、海外の日本大使館や領事館でのビザ申請もスムーズです。
取得の流れとして、日本国内の受け入れ機関や代理人が出入国在留管理庁に申請し、交付された原本を海外の申請人に送付します。申請人は原本を持って、在外公館でビザ（査証）を申請し、日本への入国手続きを進めます。
参考：在留資格認定証明書交付申請
1-2. COEが必要な在留資格
COEを提出しなければならないのは、日本に入国する外国人が以下に該当する場合です。
・申請する在留資格が「短期滞在」「永住者」でない
・日本で中長期的に活動する（3か月以上）
観光や知人・親族訪問による一時的な滞在ではなく、中長期的に日本で何らかの活動を行うすべての外国人が入国するのに必要な書類です。
【該当する在留資格一覧】
| 活動資格 | 公用／教授／芸術／宗教／報道／高度専門職／経営・管理／法律・会計業務／医療／研究／教育／技術・人文知識・国際業務／企業内転勤／介護／興行／技能／特定技能／技能実習 文化活動／短期滞在／留学／研修／家族滞在／特定活動 |
| 身分資格 | 日本人の配偶者等／永住者の配偶者等／定住者 |
▶【一覧表付き】在留資格とは？全29種類と取得方法、ビザとの違いを完全解説
1-3.COEとビザの違い
日本に中長期滞在を希望する外国人は、入国するときに「COE（在留資格認定証明書）」と「ビザ（査証）」の両方が必要です。 それぞれ、申請に必要な書類は異なるため、注意しましょう。
COE：「日本で〇〇目的で滞在する資格がある」と入管が事前に認めた証明書
ビザ：「日本に入国させてもよい」と大使館が出す入国の許可証
具体的な違いは以下にまとめました。
| 項目 | ビザ（査証） | COE（在留資格認定証明書） |
| 発行機関 | 日本の在外公館（大使館・領事館） | 出入国在留管理庁（入管） |
| 役割 | 入国のための「切符」 | 入国後の活動内容（就労・留学）の「証明」 |
| 申請者 | 本人 | 本人、または代理人 |
| 有効期間 | 通常3か月以内に入国が必要 | 交付日から3か月以内にビザ申請・入国が必要 |
2．証明書申請から日本入国までの流れ
COE申請の前に、内定を出した外国人と雇用契約を結びます。
在留資格認定証明書（COE）の申請は日本に住所がある人のみ可能です。そのため受け入れ機関の職員等による代理申請が認められています。
書類の作成には１か月前後、審査には１～３か月かかります。余裕を持って準備を始めるのがおすすめです。
2023年以降オンライン申請も可能になり、必ずしも地方出入国在留管理官署に行く必要はありません。
審査が終わり在留資格認定証明書（COE）が交付されることになったら、郵送でA4より少し小さい認定証明書が送られてきます。オンライン申請をした場合は電子メールで受け取ることも可能です。
在留資格認定証明書（COE）が送られてきたら、速やかに外国人本人にこの認定証明書を郵送してください。認定証明書を電子メールで受け取った場合は、外国人本人にメールで送るだけで済みます。
外国人が郵送またはメールで在留資格認定証明書（COE）を受け取ったら、外国人本人が現地の大使館又は日本領事館で査証の申請をします。
在留資格認定証明書の有効期限は発行した日から3か月です。
有効期限が切れてしまったらもう一度COE申請からやり直さなければならないので、外国人には余裕を持って査証の申請をするように伝えましょう。
査証（ビザ）が発給されたら外国人は日本に来ることができます。
査証は原則として1回のみ有効で、有効期限は発給した翌日から3か月です。
入国するとき、成田空港、羽田空港、中部空港、関西空港、新千歳空港、広島空港、福岡空港からの入国であれば空港で在留カードがもらえます。
それ以外の空港の場合は、日本に入国した後住んでいる市区町村に転入届を提出します。その後、郵便で自宅に在留カードが届きます。
3．COE申請の必要書類
COE申請の準備には多くの書類が必要です。
必要な書類は在留資格によって異なります。それぞれの必要書類は出入国在留管理庁のHPから確認できます。
3-1．COE申請に必要な書類
申請する在留資格に応じて、最新の申請要領・様式を確認しましょう。
ここでは、就労系在留資格である「特定技能」の必要書類まとめました。チェックボックス付きリストにしたので、実際に申請する際にも活用できます。
ビザ申請とは必要書類が異なるため、注意しましょう。
特定技能ビザの必要書類
＜必須書類（提出が原則必要なもの）＞
| 書類名 | 補足説明 | |
| ☐ | 返信用封筒またはレターパックプラス | 宛名・宛先明記、必要額の切手貼付（簡易書留） |
| ☐ | 提出書類一覧表（第1表・第2表・第3表） | ※該当書類 ①第1表（表紙を含む） ②第2表の1～3のいずれか ③第3表の1～16のいずれか |
| ☐ | 在留資格認定証明書交付申請書 | 写真（縦4cm×横3cm）貼付、6か月以内撮影、裏面に氏名記載 |
| ☐ | 特定技能雇用契約書の写し | 本人署名＋理解できる言語で記載 |
| ☐ | 雇用条件書の写し | 本人署名＋理解できる言語で記載 |
| ☐ | 賃金の支払に関する書類 | 理解できる言語で記載された支払明細 |
| ☐ | 7.健康診断個人票 | 参考様式の検診項目をすべて網羅、日本語訳が必要な場合あり |
| ☐ | 8.健康診断受診者の申告書 | 健診後に作成 |
| ☐ | 9.1号特定技能外国人支援計画書 | 本人署名＋理解できる言語で記載 |
＜条件付きで必要な書類（該当する場合のみ）＞
| 書類名 | 提出が必要な条件 | |
| ☐ | 申請人名簿 | 同一機関で複数人を同時申請する場合 |
| ☐ | 報酬に関する説明書・賃金規程の写し | 初めて受け入れる機関でない場合は省略可 |
| ☐ | 年間カレンダー・変形労働時間制協定書 | 1年単位の変形労働時間制を採用している場合 |
| ☐ | 雇用の経緯に関する説明書 | 初めて受け入れる機関でない場合は省略可 |
| ☐ | 職業紹介事業者に関する資料 | あっせん者がいる場合 |
| ☐ | 登録支援機関との支援委託契約説明書 | 支援を外部機関に委託する場合 |
| ☐ | 二国間取決に基づく書類 | カンボジア・ベトナム国籍の申請人など、対象国に該当する場合 |
※参考：在留資格「特定技能」｜出入国在留管理庁
審査で重視される内容
「特定技能1号」のCOE申請では、外国人本人の技能・日本語能力の証明と、受け入れ機関による支援体制の整備が重視されます。
パスポートの氏名表記と申請書の氏名が異なる場合
パスポートの氏名表記と申請書の氏名が異なる場合は、手続きに時間がかかるため、パスポートの写しを添付することでスムーズになります。
4．COEの申請方法
COEの申請方法は
・地方出入国在留管理官署の窓口で直接申請する
・オンラインで申請する
の2つの方法があります。
補足：申請は代理人でも可能
COE申請が可能な人は、申請人（外国人）本人、または受け入れ機関の職員・法定代理人（申請取次者等となる登録支援機関、行政書士、弁護士）です。
4-1．地方出入国在留管理官署に直接申請する場合
郵送での提出は認められていないので、申請取次者、代理人が直接窓口に行く必要があります。
提出先
居住予定地・受入機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署
地方出入国在留管理官署の一覧はこちらから確認できます。
受付時間(平日のみ)
午前 9時～12時 午後 1時～4時
特にCOE申請や、在留資格変更許可申請などの申請が多くなる毎年2~6月は窓口が非常に混雑します。
朝早くから窓口に並ぶことをお勧めします。
申請に関してご質問等ございましたら弊社の現場スタッフが丁寧にお答えします
▶お気軽にお問合せください
4-2．オンラインで申請する場合
在留資格認定証明書（COE）の申請は、出入国在留管理庁のシステムを使って、オンライン申請ができます。窓口に出向くことなく、自宅やオフィスから24時間いつでも申請可能になり、郵送や移動の手間を大幅に省けます。
詳しくは、出入国在留管理庁の「在留申請のオンライン手続の流れについて」のページより確認可能です。
結果は申出書に記載したメールアドレス宛てにメールで知らされます。申出から結果通知のメールが届くまで約1週間かかるので、余裕を持って利用申出をしてください。
📍オンライン申請の詳しい手続きについてはこちらの記事を参考にしてください。
【出典】：出入国在留管理庁「在留申請オンライン手続の流れについて」
5．COEの審査について
COEの審査は出入国在留管理官署の職員が一つ一つ厳密に審査します。
5-1．審査基準
最も基本的な審査基準は、
・虚偽の申告をしていない
・日本への上陸を拒否されていない の2つです。
※「日本への上陸を拒否されていない」について、特段の審査はしませんが、明らかに上陸拒否の事由に該当する場合はCOE不交付になる場合もあります。
まずはこの2つの審査基準を確実に満たしているか確認しましょう。
この審査基準を満たしたうえで申請が不許可になる場合は、以下の理由が考えられます。
・書類に不備があった
・提出した書類に一貫性がない
・刑罰を受けた過去や退去強制処分などの過去がある場合
特に提出した書類に一貫性がないと、虚偽の申告をしているのではないかと疑われ、申請が不許可になる可能性が高くなってしまいます。
以前にもCOE申請をしたことがある外国人の場合は、前回の提出内容と今回の提出内容に齟齬がないように確認しなければなりません。
5-2．審査にかかる期間と費用
審査にかかる期間は通常時で1か月～3か月です。
ただし、申請時の出入国在留管理官署の混雑状況や申請人の書類の不備の有無によって大きく異なります。
また、COE申請自体には手数料はかかりません。
ただし、申請には膨大な資料の準備が必要となるため、行政書士や登録支援機関に申請を委託する企業がほとんどです。
委託料の相場は一人当たり約12～20万円です。
5-3. 不許可になる理由・対応方法
留資格認定証明書（COE）の申請が不許可となった場合でも、すぐに諦める必要はありません。まずは、原因を正確に把握し、再申請に向けた対策を立てることが重要です。
＜よくある不許可理由＞
- 職務内容が在留資格に適合していない（例：単純労働と判断された）
- 学歴や職歴が要件を満たしていない
- 企業の経営状況や受け入れ体制に不安がある
- 提出書類に不備・矛盾・虚偽がある
- 過去に在留資格違反歴がある（本人または企業側）
- 国際結婚の実態性が疑われた
不許可通知が届いた場合の対応の流れ
- 不許可理由の確認
不許可通知書には、簡潔な理由が記載されていますが、詳細な理由は入管窓口での口頭説明で確認する必要があります。
- 入管に出向いて説明を受ける
申請者本人または代理人が、不許可理由のヒアリングを予約し、入管で直接説明を受けることができます。この際、メモを取り、正確に内容を把握することが大切です。
- 再申請の準備をする
不許可理由を踏まえて、書類や説明内容を見直すことが必須です。内容を修正せずに再提出すると再度不許可になる可能性が高くなります。専門家（例：登録支援機関、行政書士）に相談することで、改善点が明確になりやすくなります。
6．COE申請における注意点
最後にCOE申請における注意点を2点紹介します。
6-1．外国人がCOEの審査中に日本に来てしまったら
雇用契約を結んだ外国人がCOEの申請中に短期滞在ビザで日本に来てしまう場合があります。
COEの申請には時間がかかるため、外国人としてはなるべく早く日本に来て就労を始めたいのかもしれません。
しかし、日本で就労するにはCOE申請を承認してもらい、在留資格認定証明書を受け取らなければなりません。
現実的には②の申請が認められている事例はほとんどなく、①の対応を取る必要があります。
もし②の申請を出す場合は、
・外国人本人がCOE申請中に日本に来た理由
・帰国できない理由
などの説明書を出さなければなりません。
日本は1人の外国人が持てる在留資格は1つのみですが、これを知らずに入国してしまう外国人が多いです。
雇用契約を結んだ外国人には、COE申請の承認を受けビザを発給してもらってから日本に入国するように、確実に伝えましょう。
6-2．書類準備や審査に時間がかかる
COE申請の標準審査期間は約1~3か月ですが、申請書類を準備するのにも1か月以上かかることが多いです。
入社時期が決まっている場合は、入社日に間に合うように余裕を持って申請するようにしましょう。
7．COE申請はJJSにおまかせ
外国人を雇用するときに避けては通れないのがCOE申請です。
初めてのCOE申請で「提出書類の書き方が分からない」、「書類に不備があるかもしれない」といった悩みや不安がある方は、ぜひJapanJobSchoolにご相談ください！
弊社は登録支援機関でもあるため、CEO申請のサポートだけでなく、実際にオンライン申請を行うこともできます。
ぜひ弊社のサービスを利用して、不安なくCOE申請を完了させましょう。
スクールの卒業生を採用できます
日本語だけでなく、日本人と良好な人間関係を築くコミュニケーションを教えるスクールで学んだ生徒を採用できます。定着率の高い人材採用なら、今まで2000名以上の紹介実績のあるJapanJobSchoolにお問合せください！
