【2025年最新版】オンライン申請の変更点から最新の手続き方法を解説

執筆者：Divership編集部｜外国人雇用担当部門

在留資格「特定技能」を利用して来日する外国人は増えており、令和6年12月末時点で284,466人と過去最高を更新しています。ベトナム人が多いのはこれまでと変わりませんが、最近ではインドネシアやミャンマーからの外国人の割合が増えている状況です。※

※：出入国在留管理庁「特定技能制度運用状況（令和６年１２月末）」

特定技能外国人を招き入れる際には、前もって在留資格「特定技能」の申請が必要になります。この申請は、オンラインでも行えるため、わざわざ窓口に赴かなくても申請が行えるのです。申請手続きなどは変化も多いため、前もって内容を知っておく必要があります。今回は特定技能に関するオンライン申請の概要や手続き方法、変更点などを解説します。

本記事を読むことで、オンライン申請をする際の注意点などがわかりますので、ぜひ最後までご覧ください。

弊社Japan Job Schoolでは、特定技能ビザの申請サポートも行っています。
まずはお気軽にお問合せください！

1.オンライン申請の概要

在留資格「特定技能」に関して、オンライン申請を行いたいと考える企業の方が多いのではないでしょうか。そもそもオンライン申請とはどのようなものなのか、気になる方もいるはずです。本項目では、オンライン申請に関する概要をまとめました。

1-1.オンライン申請ができる手続き

「特定技能」に限らず、在留手続きの全般をインターネットから行うことが可能です。実際にオンライン申請が行える手続きは以下の通りです。

・在留資格認定証明書交付申請
・在留資格変更許可申請
・在留期間更新許可申請
・在留資格取得許可申請
・就労資格証明書交付申請
・再入国許可申請

オンライン申請は基本的に利用者が「在留申請オンラインシステム」を通じて申請を行い、審査結果を受け取った後で在留カードなどの郵送がなされていくことになっています。

新たに在留資格の認定を受ける場合には「在留資格認定証明書交付申請」、別の在留資格から新しい在留資格へ変更する場合は「在留資格変更許可申請」という具合に適した申請内容を選んでいきます。

1-2.対象となる在留資格

※出典：在留資格一覧表｜法務省

オンライン申請の対象となる在留資格は、「外交」や「短期滞在」以外の在留資格です。オンライン申請は2019年にスタートし、当初は「特定技能」も対象外でした。これは当時申請できた手続きが在留期間更新許可申請などに限られていたためで、新たに在留資格を得る場合や在留資格の変更が必要となる在留資格は必然的に対象外となりました。

その後、申請できる手続きが増えたこともあり、「特定技能」も追加され、現在では「外交」や「短期滞在」以外の在留資格が対象となっています。

1-3.申請できる人

オンライン申請が行えるのは、以下の人たちです。

• 外国人本人・法定代理人・親族（配偶者・子・父又は母）
• 弁護士・行政書士
• 所属機関・公益法人・登録支援機関の職員

オンライン申請が行えるのは基本的に外国人本人や外国人の法定代理人、外国人の親族などとなります。また、特定技能外国人が所属する所属機関に関しても申請が行える仕組みです。

Japan Job Schoolは登録支援機関として、多くの支援を行っています。
▶「3分でわかるJapanJobSchool」「JapanJobSchoolの価格表」のダウンロードはこちら

外国人本人がオンライン申請を行う場合
マイナンバーカードやパソコン、ICカードリーダー、JPKIクライアントソフトなどの準備が必要です。その上で利用者情報登録を行い、電子データをアップロードして申請を行います。一方で、オンライン申請だけのためにICカードリーダーやJPKIクライアントソフトを外国人本人に用意させるのは、負担を与える可能性があります。そのため、所属機関が本人に成り代わって手続きを進めることも可能です。

特定技能外国人の所属機関がオンライン申請を行うに場合
ステム利用に関する「利用申出」が必要です。利用申出は最寄りの地方出入国在留管理官署に出向いて提出する、もしくは郵送で行い、審査を経て承認されれば申請ができるようになります。申請のやり方そのものは外国人本人が行うのと同じです。

一方で、申請に至るまでにどうしても時間がかかるほか、申請手続きに不安がある、業務が煩雑でオンライン申請まで手が回らないケースも出てきます。この場合は弁護士や行政書士に依頼するのもおすすめです。

弁護士や行政書士、公益法人、登録支援機関の職員が申請を行うケースは、原則として、所属機関から依頼を受けた場合となります。弁護士や行政書士の場合、前もって申請等取次制度を活用し、申請などの取次ぎを行えるようにします。その際に申請等取次者証明書の発行が必要となるほか、定期的に「定期報告」を求められるなど、厳格な運用が行われているのです。

弊社Japan Job Schoolは、ビザ申請が可能な登録支援機関です。
ビザ申請に関する疑問もお気軽にご相談ください！

2.オンライン申請の変更点

本来在留カードの申請や変更などは外国人本人が地方出入国在留管理局に出頭することを原則としています。しかし、所定の手続きを行うことでオンライン申請が行えます。大変便利なオンライン申請ですが、ここ数年でいくつかの変更点があります。

・手数料の改定【2025年4月1日～】
・郵便料金の変更【2024年10月1日～】
・資格外活動許可申請の資格外活動許可が郵送で受取可能【2024年1月～】
・在留資格認定証明書で電子メールでの受取可能【2023年3月～】

本項目では、オンライン申請に関する変更点について解説します。

2-1.手数料の改定【2025年4月1日～】

最初にご紹介するのは手数料の改定です。2025年4月1日より、在留資格に関する手続きの手数料が改定されました。例えば、「在留資格変更許可」および「在留期間更新許可」の手数料は、これまで4,000円でしたが、窓口での申請とオンライン申請で値段を分けた上で手数料の値上げが実施され、窓口は6,000円、オンライン申請は5,500円となっています。※

※：出入国在留管理庁「在留手続等に関する手数料の改定」

また、1回限りの「再入国許可」に関しては改定前の3,000円から、窓口4,000円・オンライン3,500円に、数次の「再入国許可」は改定前の6,000円から窓口7,000円・オンライン6,500円に改定されました。「就労資格証明書の交付」は改定前の1,200円から窓口2,000円・オンライン1,600円へと変更されています。

2025年に行われた改定は昨今の物価高や人件費の高騰を背景としており、1981年以来45年ぶり2回目の手数料改定となりました。※

※：日本経済新聞「外国人在留手続き、手数料上げ　資格変更4000→6000円」

インバウンド客が増えるなど、窓口の混雑が激しさを増す中でオンライン申請を通じて窓口の混雑緩和を目指そうとオンライン申請の価格が下げられています。

2-2.郵便料金の変更【2024年10月1日～】

2024年10月1日、日本の郵便料金が約30年ぶりに大きく変わり、大幅な値上げが行われました。オンライン申請を行う場合でも、在留資格認定証明書や在留カードなどを郵送で受け取るケースがあります。この時、返信用封筒やレターパックを送付する必要があるのです。

定形郵便物50グラム以内かつ簡易書留の場合、2024年9月30日までは定形郵便料金と簡易書留を合わせて434円でした。2024年10月1日以降は定形郵便料金が値上げされることで460円となります。ちなみに、レターパックの場合はレターパックプラスが該当し、520円から600円に値上げされています。

他にも、郵送で何らかの書類を送付する際には郵便料金がいくらか上がっており、切手などを活用し今までの郵便料金で送ろうとすると料金不足となるため、注意が必要です。

2-3.資格外活動許可申請の資格外活動許可が郵送で受取可能【2024年1月～】

2024年1月から、資格外活動許可を郵送で受け取ることが可能になりました。これまでは窓口でしか受け取ることができなかった資格外活動許可が、郵送でも受け取れるようになり、利便性が増しています。

実際に郵送において資格外活動許可を受け取る際には、在留申請オンラインシステムで申請する際に郵送を選択するだけで大丈夫です。あとは審査が終わった際に送付されるメールに書かれている案内に従って、必要書類を簡易書留もしくはレターパックで送ります。

郵送で受け取れるようになったことで、わざわざ窓口に出向く時間をなくせるほか、往復の移動だけでかかってしまう交通費を減らせるようになります。ちなみに、オンラインで資格外活動許可申請を行う際には、在留期間更新許可申請や在留資格変更許可申請などを同時に行うことが求められます。

2-4.在留資格認定証明書で電子メールでの受取可能【2023年3月～】

2023年3月から、在留資格認定証明書の受け取り方法として電子メールが利用可能になりました。利用可能になる前までは、窓口もしくは郵送での受け取りしかできませんでした。オンライン申請を行う際に、電子メールで受け取る選択肢が追加されたことで、電子メールでの受け取りが可能となったのです。

電子メールによる受け取りの対象者はオンライン上で在留資格認定証明書交付申請を行う人などで、電子メールを海外にいる外国人に転送できるようになります。今までであれば窓口などで受け取っていたものを海外に郵送しなければなりませんでした。海外郵送は場所によってかなりの時間がかかり、EMSですら最短数日、場合によっては3週間程度かかります。

電子メールによる受け取りを希望すれば、すぐに受け取れるだけでなく、海外にいる外国人への転送もすぐ行えます。窓口で受け取っていた場合でも、窓口へ出向く時間や郵送費用を削減できるほか、遠方に住む外国人や忙しい申請者にとっても魅力的と言えます。

電子メールによる受け取りは、効率的であり、迅速かつ安全な方法としても評価されており、特定技能外国人を受け入れる作業をスリム化させたい場合に活用したい精度の1つと言えるでしょう。

3.オンライン申請の注意点

オンライン申請があることで、特定技能外国人を受け入れる作業はよりスムーズで、スピーディーなものへとなっています。利用するメリットが多いオンライン申請ですが、一方で注意すべき点がいくつか存在します。

外国からは申請はできない
在留カード等を郵送で受け取れない場合もある
入力ミスに気を付ける

本項目では、オンライン申請を行う上で注意しておきたいポイントについてまとめました。

3-1.外国からは申請はできない

オンライン申請は大変便利なシステムが、実は外国からの申請ができない仕組みになっています。例えば、在留資格「特定技能」で働きたいと思う外国人が、母国にいながら申請を行うことはできない状況です。

外国からの申請ができない理由として、在留申請オンラインシステムの仕様が挙げられます。在留申請オンラインシステムは海外のIPアドレスからのアクセスが制限されています。そのため、日本国内のIPアドレスのみ利用できるようになっており、海外からの申請ができないのです。

海外のIPアドレスからのアクセスを制限する理由には、不正利用防止などの理由が想定されています。そのため、日本国内からの利用が求められており、海外から直接オンライン申請を行うことはできない状況です。

本人に成り代わって所属機関や弁護士、行政書士などがオンライン申請を行い、日本国内で手続きを進める必要があります。

3-2.在留カード等を郵送で受け取れない場合もある

在留申請オンラインシステムを利用した場合でも、在留カード等を郵送で受け取れないケースがあります。具体的なケースは以下の通りです。

・旅券への証印を活用して許可を行う場合
・在留カードに漢字の氏名を併記することの申出を行う場合
・在留カードの有効期間の更新申請を行う場合
・同時に再入国許可申請を行う場合

同時に再入国許可申請を行う場合に関しては、旅券への証印が必要となるため、原則として本人が窓口に赴いて在留カードを受け取ることになります。ただし、2024年1月以降に関して、資格外活動許可申請に関しては、旅券への証印ではなく、資格外活動許可書の交付がなされるため、郵送で受け取れるようになりました。

ちなみに、在留カードの受け取り方法を途中で変更することも可能です。在留申請オンラインシステムの申請状態が審査中、もしくは申請完了の状態であれば変更が行えます。一方で、発行待ちの状態は、審査が既に完了して在留カードなどが未発行の状態を指しており、完了の状態は、在留カードなどの発行が既に完了しているケースです。※

※：出入国在留管理庁「オンラインでの申請手続に関するＱ＆Ａ」Ｑ４－35

3-3.入力ミスに気を付ける

オンライン申請を行う際には、入力ミスに注意することが大切です。今までの窓口での申請であれば、申請した内容を窓口で確認したり、訂正したりすることができます。しかし、オンライン申請では、確認や訂正ができないため、入力漏れやミスなどがあると手続きが進まない可能性があります。

特に、在留カードやマイナンバーカードなどは情報を正確に入力する必要があり、氏名を入力する場合でもスペースの存在や半角・全角といった部分にまで細心の注意を払わないといけません。

例えば、所属機関等の職員用に用意された操作マニュアルでは、エラーメッセージの一覧があり、数多くのエラーメッセージが並んでいます。実際にあるエラーメッセージを抜粋すると、「【入力項目名】はカンマ区切りで入力してください。」や「【入力項目名】は全角で入力してください。」といったものがあります。※出入国在留管理庁「操作マニュアル～所属機関等の職員用～　別紙「エラーメッセージ一覧」

他にも、ファイルのアップロードを行う場合にも形式が色々定められており、少しでも守れないとエラーになってしまうこともあるでしょう。こうしたミスを防ぐためには、申請を行う前に必要書類の確認を含めて入念にチェックを行うことが必要です。

別紙のエラーメッセージだけでも5ページ分存在するため、外国人本人が行うと混乱してしまう可能性があります。本人に成り代わって所属機関が申請を行う、もしくは弁護士や行政書士に依頼する方がスムーズに行えるでしょう。

5.まとめ

特定技能外国人を受け入れる際に、オンライン申請を積極的に活用することで窓口までわざわざ出向かなくても在留カードの受取や変更などが行えるようになります。一方で、入力漏れなどには注意が必要であり、事前の確認が大切です。不安な場合には弁護士や行政書士に依頼するのもおすすめです。

今回ご紹介した内容を踏まえて、特定技能外国人を積極的に採用するだけでなく、オンライン申請を活用し、特定技能外国人の受け入れに関する業務の負担軽減を行いましょう。

弊社Japan Job Schoolでは特定技能人材の採用などに関する無料相談も実施しております。
気になる方はぜひともお気軽にお問い合わせください！