【完全ガイド】外国人雇用に関する注意点　手続きから費用まで徹底解説

執筆者：Divership編集部｜外国人雇用担当部門

外国人雇用に踏み出したい採用担当者の中には「日本人の採用とどんな手続きが異なるのか」、「外国人と働くときに気を付けなければならないことは何だろう…」と疑問に思っている方も多いと思います。

この記事では外国人雇用に関する注意点とその対処法、さらに外国人採用の手続きから費用まで、外国人採用のすべてをわかりやすく解説しています。

外国人採用を始めようと悩んでいる企業の方、すでに外国人採用を始めているけれど外国人従業員との関わりで悩みがある方もぜひ参考にしてみてください。

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1.外国人を雇用する際の注意点

外国人を雇用する際の注意点は大きく法律・制度に関係があることと、日本の会社の文化・習慣に関係することの2つに分けられます。

【法律・制度に関係があること】 ・在留資格によって従事できる業務が異なる ・不法就労に注意する ・在留資格が交付されるまでに時間がかかる 【日本の会社の文化・習慣に関係すること】 ・文化・習慣の違いを理解すること

それぞれ詳しく説明します。

1-1.在留資格によって従事できる業務が異なる

ここでは主な就労系在留資格である「特定技能」と「技術・人文知識・国際業務」について紹介します。

特定技能

在留資格「特定技能」は人手不足が深刻な14分野の仕事のみ従事可能です。

自身の在留カードに記載されている分野・業種の仕事しか従事できないため、同じ企業内であっても定められている業務以外を任せることはできません。

従事可能な業務については細かく定められています。詳しくは出入国在留管理庁が発行している特定技能ハンドブックも参考にしてください。

さらに特定技能の在留資格は、「指定書」によって勤務する会社が定められています。そのため、転職したい場合には在留資格変更許可申請の手続きが必要です。

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技術・人文知識・国際業務

在留資格「技術・人文知識・国際業務」の目的は、日本人では賄えない外国人の技術や知識、感性が必要となる活動に従事してもらう、という意味合いがあります。

日本の人手不足解消を目的に創設された、在留資格「特定技能」はこの点で異なります。

そのため単純労働とみなされる業務には従事できません。（飲食店でのキッチン、ホール等）

さらに技術・人文知識・国際業務で働く外国人には大学または日本の専門学校を卒業しているか、または従事しようとしている仕事の経験が10年以上あるか、が要件として求められます。そのため大学や専門学校で学んだ内容と関連がある業務に従事しなければなりません。

1-2.不法就労に注意する

不法就労とは日本で働く許可を得ていない外国人が日本で働いていることを言います。不法就労は不法就労をした外国人本人だけではなく、不法就労者を受け入れていた企業なども不法就労助長罪として罪に問われる場合があります。

不法就労助長罪の要件は以下の通りです。

①　事業活動に関し、外国人に不法就労活動をさせた者 ② 外国人に不法就労活動をさせるために、これを自己の支配下においた者 ③ 業として、外国人に不法就労活動をさせる行為又は前号の行為に関し斡旋した者

外国人の労働が不法就労に当たると知らなくても罪に問われてしまうため、不法就労は特に気を付けなければなりません。

就労系の在留資格で、不法就労を見逃さないためにチェックするべきポイントはこちらです。

・在留期限が切れていないか ・在留資格の資格変更中に、新しい在留資格で働いていないか ・在留資格の規定では働けない業務を行っていないか

軽い気持ちで外国人従業員に規定外の業務を任せたり、在留資格の資格変更中に新しい在留資格の規定内の業務をさせてしまうと、企業側にも重い罰則が科されてしまいます。外国人を雇用するときには、外国人の業務内容について丁寧に管理しましょう。

不法就労助長罪についてはこちらで詳しく解説しています。

1-3.在留資格が交付されるまでに時間がかかる

海外在住の外国人を新たに雇用する場合、在留資格認定証明書交付申請という手続きが必要です。この手続きは申請から交付まで1～3か月ほどかかると言われています。書類の準備期間を含めると3、4か月以上前から準備する必要があります。

日本人より採用に時間がかかることを念頭に置いて、新たな人材を採用したい時期から逆算して採用活動を始めなければなりません。

日本在住の技能実習2号を良好に修了した外国人や、他の企業で特定技能ビザで働いていて転職を考えている外国人を採用するほうが、在留資格認定証明書交付申請を省略できるため、企業側の負担が少なくなります。（ただし、在留資格変更許可申請をする必要があります。）

1-4.文化・習慣の違いを理解すること

特定技能で働く外国人は、入社前に事前ガイダンスや生活オリエンテーションなどを受けていて日本の働き方を理解している部分もあります。しかし国によって働き方は大きく異なるため、日本人従業員と外国人従業員で働き方の相違によるトラブルが発生することがあります。

例えば、仕事よりプライベートをより尊重する文化で育った外国人は家族や友人のことを理由に頻繁に会社を休んでしまいます。日本では病欠以外で頻繁に休むのはあまりないことなので、外国人に厳しく指摘しまいがちです。しかし、外国人はその日本の働き方を最初は知らないかもしれません。日本での働き方と外国人の自国の働き方を比較しつつ、日本での働き方に慣れてもらうように働きかけましょう。

外国人とのコミュニケーションについてはこちらの記事も参考にしてください。

外国人採用に興味はあるけどコミュニケーションに不安な方
⇒「外国人と良い関係を築くためのコミュニケーションマニュアル」をぜひご活用ください。

[出典：出入国在留管理庁「特定技能ハンドブック」]

[出典：出入国在留管理庁「在留審査処理機関」]

2.外国人雇用のメリット

外国人雇用には注意点がたくさんあって、なかなか難しそう…という印象を受けた方もいらっしゃるかもしれません。しかし外国人採用は人手不足の解消に留まらず、企業そのものを成長させてくれる大きなメリットがあります。

2-1.人手不足の解消

特に特定産業分野に定められている14業種は人手不足が深刻です。日本の人口は減少しているため、特定産業分野に限らずどの分野の企業でも、人手不足が今後厳しくなっていく可能性が高いです。

人手不足が顕著になる前から外国人採用を始めることで、人手不足を防げるというメリットもあります。

2-2.インバウンド顧客の取り込み

2023年以降コロナによる移動制限がなくなり、さらに円安の影響で日本に来る外国人観光客は増加しています。外国人を雇用することで、自社のサービスを多言語対応にしたり、外国人向けのプロモーションの作成ができるかもしれません。さらに外国人観光客に向けたビジネスを展開することもできるでしょう。

2-3.グローバル化に貢献できる

現在、日本人だけでなく様々な国籍の社員を雇用する企業が増えてきています。背景としてグローバル化の影響から、日本だけでなく世界の複数の国に拠点をおく多国籍企業が増加していることがあります。

外国人を雇用することが、日本に拠点を置きながらも世界に進出するきっかけとなる場合もあります。

2-4.ほかの社員にいい刺激を与える

外国人の考え方・働き方はずっと日本で働いていた日本人の社員に新鮮な刺激を与えます。今までの固定観念に捉われない新しいアイデアが社内からあがることもあります。

また、日本に働きに来る外国人は自身のキャリアを真剣に考え、仕事にも全力で取り組む人材が多いです。言語も文化も全く違う異国で積極的に仕事に取り組む姿勢は、一緒に働く日本人のモチベーションアップにも繋がります。

3.外国人雇用のデメリット

外国人雇用にはデメリットがありますが、それらは外国人従業員とのこまめなコミュニケーションや、社内制度を整備することで克服できるものが多いです。

3-1.コミュニケーション問題や文化の違い

特定技能外国人は日本語能力試験N4以上の日本語力を有しています。しかしN4レベルは初級が修了した段階なので、日本人の自然な速さの日本語を聞き取ることは難しく、話せる語彙もあまり多くはありません。

また、「わかりましたか？」と質問すると外国人従業員はほとんどの場合「はい」と答えます。本当に理解しているか確認するために、「はい/いいえ」で答えられる簡単な質問をしてみるといいでしょう。

日本語能力が高い技術・人文知識・国際業務ビザを持つ外国人であっても、その会社の独自のルールなどを入社してすぐに察するのは難しいです。日本では暗黙の了解として明文化されていないルールも多いですが、外国人従業員には伝わらないため、なるべくルールは明文化しておくことをおすすめします。

3-2.長期的な雇用が難しい場合もある

特定技能1号の在留期間は原則上限は5年です。5年たったら外国人従業員は母国に帰らなければなりません。特定技能1号が良好に修了した場合特定技能2号への移行が可能ですが、これはすべての分野で可能なわけではありません。

〈特定技能2号の対象分野〉 ・建築分野 ・造船・船用工業分野 ・ビルクリーニング分野 ・素形材・産業機械・電気電子情報関連製造業分野 ・自動車整備分野 ・航空分野 ・宿泊分野 ・農業分野 ・漁業分野 ・飲食料品製造業分野 ・外食業分野

長く働いてもらうには、在留の更新回数の上限がない技術・人文知識・国際業務に切り替えることも可能です。ただし、その場合は技術・人文知識・国際業務の要件にその外国人と従事する業務が当てはまっているか確認しなければなりません。

特定技能1号と2号の違いはこちらも参考にしてください。

現在、特定技能外国人の数が急増しています。特定技能で外国人を採用したい方は
「特定技能まるわかり資料」をご活用ください。

[出典：出入国在留管理庁「特定技能２号の対象分野の追加について（令和５年６月９日閣議決定）」]

4.外国人雇用の手続き

ここからは実際に外国人を雇用する際の手続きの流れを説明します。

【採用の流れ】 ①情報収集・調査 ②募集をかける ③内定・雇用契約締結 ④出入国在留管理局への申請 ⑤入国・雇用開始

4-1.情報収集・調査

まず、自社の業務の中で外国人に従事してもらいたい業務を選別します。それからその業務ではどのビザを持つ外国人を雇用できるのか考えます。就労系では「特定技能」、「技術・人文知識・国際業務」です。

同業種で外国人採用を始めている会社がある場合は、その会社の外国人採用について調べてみるのもいいでしょう。

初めての外国人採用で、どの在留資格で採用しようか悩んでいる人は当スクールにご相談ください。

4-2.募集をかける

募集するポジションが定まったら、実際に募集をかけ始めます。直接採用や民間の人材紹介会社に依頼するなど採用ルートは様々です。特定技能の場合は登録支援機関に委託することもできます。

一般的な求人票には仕事内容や勤務時間についての詳細がかかれておらず、実際に雇用された外国人が大きなギャップを感じてしまうことも多いです。

求人票にはなるべくリアルな情報を詳細に書くようにすると、外国人が雇用された後に悪いギャップを感じることが少なくなります。

4-3.内定・雇用契約締結

外国人と雇用契約を結ぶときは、日本人と結ぶとき以上に契約書の存在が重要になります。雇用契約書は外国人が理解できる言語でも作成し、契約の際に企業と外国人の間で雇用契約についての認識のずれがないか丁寧に確認します。

特定技能で雇用した場合は、入社前に事前ガイダンスや生活オリエンテーション、入社後も日本文化や日本語教育の支援などを行わなければなりません。ただしこれらのサポートは登録支援機関に委託可能です。

登録支援機関の選び方についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

4-4.出入国在留管理局への申請

海外在住の外国人を採用する場合は在留資格認定証明書交付申請、日本在住の外国人を採用する場合は在留資格変更許可申請をします。

技術・人文知識・国際業務で採用する外国人は自身で行うことが多いですが、特定技能の場合はまだ日本語能力が不十分なこともあり、管理団体や登録支援機関からサポートを受けることがほとんどです。

「1-3.在留資格が交付されるまでに時間がかかる」で記述した通り、提出書類の準備や、申請から審査が完了するまでには時間がかかります。特に提出書類の準備が遅れてしまったせいで入社時期が遅れてしまうこともあります。

4-5.入国・雇用開始

在留資格の手続きが終わり、ビザが発給されたら外国人は日本入国できます。海外在住の外国人を雇用する場合は、外国人が日本に来てすぐに生活を始められるようなライフラインの支援を企業側が行わなければなりません。

この海外在住の外国人の受け入れ準備については、「5.受け入れ準備」で詳しく解説します。

特定技能で外国人を雇用する場合は、入社後も省令で定められた外国人の定期的な支援を行わなければなりません。

主だった項目は3か月に一度の定期面談と、入管への報告です。また、特定技能は1年ごとのビザ更新になることも覚えておく必要があります。

また、受け入れ企業の義務として以下の事項も随時行う必要があります。（支援機関に委託している場合は支援機関が行います。）

5.受け入れ準備

外国人従業員を雇用する会社は、上層部や採用担当だけでなく、会社全体に外国人を受け入れるという意識・外国人従業員を受け入れられる体制を浸透させることが求められます。

5-1.外国人の受け入れに関する知識を習得

外国人従業員を雇用するためには、在留資格認定証明書交付申請などの入管関係の書類作成だけでなく、在留資格に関する知識、自治体への届け出に関する知識など様々なことを新たに覚え、業務に反映させなければなりません。

特定技能で採用する場合は登録支援機関、その他の在留資格で採用する場合は外国人採用をサポートしている企業に手続きについて相談するものいいでしょう。

5-2.社内の体制づくり

外国人従業員にとっては異国の会社で働くことになるため、なるべく外国人従業員の企業生活の不安を減らし、業務に集中してもらいたいですよね。そのためには外国人従業員をサポートする体制を事前に整えておいた方がいいでしょう。

外国人従業員をフォローアップできるチームを作る、雇用した外国人の国の文化に理解がある従業員にサポートをお願いする、などです。

5-3.住居の確保

海外在住の外国人を雇用する場合には、外国人が日本に来てすぐに住めるような住居の確保が必要です。特に特定技能外国人には住居の確保が支援項目の1つになっています。

外国人が自力で住居を探すのは非常にハードルが高いです。日本語能力が十分ではない場合契約書の内容が十分に理解できませんし。日本語能力が十分であっても外国人というだけで契約を断られてしまうことが多いからです。日本人従業員が契約の場に立ち会ったり、企業がアパートを紹介するのもいいでしょう。

また、住居の準備だけでなく生活に使う最低限の家具や、水道・電気・ガスの開通手続きも必要です。契約書に書いてある日本語は日本語能力試験N2レベルの人であっても難しいです。母語でのサポートがあると外国人従業員も安心して日本での生活をスタートできます。

外国人への住居支援についてはこちらも参考にしてください。

6.外国人雇用の費用

特定技能外国人を雇用する際にかかる費用についてはこちらも参考にしてください。

外国人雇用にかかる費用は①初期費用と②維持費用に分けられます。費用の種類は大きく以下のようにまとめられます。

特定技能で採用しない場合は「登録支援機関に支払う支援委託費用」や、「協議会費用」はかかりません。

また、すでに日本在住の外国人を雇用する場合は「航空券費用」や「住居に関わる費用」など初期費用を抑えることができます。

6-1.【一例】特定技能にかかる費用

海外から採用する場合は「航空券費用」や「住居に関わる費用」など初期費用がかかるため国内採用よりも割高になる傾向にあります。

国内在住の外国人を雇用する場合、「航空券費用」は抑えられますが、よくも悪くも日本についてよく知っているため、住居の場所も家賃が高めの利便性のいい場所を選ぶなど、初めて日本に来た外国人にはかからない点で費用が高くなることもあります。

特定技能だけでなく、技術・人文知識・国際業務などの他の就労系在留資格や、身分系の在留資格を持つ外国人を雇用する際の費用についてはこちらも参考にしてください。

7.まとめ

外国人雇用には在留資格関係や法律、習慣・文化の違いによって気を付けなければならない注意点は多いですが、初めての外国人雇用を経験すれば、2回目からは慣れてきてスムーズに進むことが多いです。

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