在留資格認定証明書（COE）とは？ │ どんな時に必要？申請方法や必要書類についても解説！

執筆者：Divership編集部｜外国人雇用担当部門

新たに海外から外国人従業員を雇用するときに必要になるのが、在留資格認定証明書交付申請(COE申請)です。

この申請は、日本に入国しようとする外国人が、上陸のための条件（活動がいずれかの在留資格に適合しているかどうか等）に適合していることを証明するために、入国前にあらかじめ行う申請のことです。

そこでこの記事では、COE申請のための準備・方法・必要書類などについてわかりやすく解説します。

1．在留資格認定証明書(COE)とは

COEとは、海外から外国人を中長期的に呼ぶときにするビザ申請に必要な書類の1つです。

申請人（外国人本人）に関する書類の1つで、日本に入国しようとする外国人が、上陸のための条件（活動がいずれかの在留資格に適合しているか等）に適合していることを証明します。

COE原本は出入国管理庁のHPからダウンロードできます。

申請人する在留資格の種類によって形式が異なります。

1-1．COEが必要になるケース

COEを提出しなければならないのは、日本に入国する外国人が以下に該当する場合です。

・申請する在留資格が「短期滞在」「永住者」でない
・日本で中長期的に活動する（3か月以上）

観光や知人・親族訪問などの一時的な滞在ではなく、中長期的に日本で何らかの活動を行うすべての外国人が入国するのに必要な書類です。

1-2．証明書申請から日本入国までの流れ

【出典】：外務省「特定技能外国人を受け入れるまで」

2．COE申請準備

COE申請の準備には多くの書類が必要です。

必要な書類は在留資格によって異なります。それぞれの必要書類は出入国在留管理庁のHPから確認できます。

2₋1．申請は代理人でも可能

〈COE申請が可能な人〉

申請人本人（日本への入国を希望する外国人本人）

当該外国人を受け入れようとする機関の職員、または法令で定める代理人

申請取次者等（受け入れ機関の職員、登録支援機関、行政書士、弁護士等）

COE申請は日本に住所を有する人しかできないので、外国人本人が申請するケースは少ないです。

多くの場合、受け入れ機関の職員や登録支援機関が代理人として申請します。

受け入れ機関の職員や登録支援機関が申請取次者として申請する場合、申請の前に地方出入国在留管理局長へ申請等取次ぎの申出を行い、申請取次者として適当と認められる必要があります。

2-2．COE申請に必要な書類

ここでは在留資格「特定技能」を申請する際に必要な書類を例に紹介します。

必要な書類は3種類に分けられます。

①申請人（外国人本人）に関する書類

②所属機関（受け入れ企業）に関する書類

③分野に関する書類

それぞれ見ていきます。

〈申請人（外国人本人）に関する書類〉

1. 「特定技能1号」に係る提出書類一覧表(在留資格認定証明書交付申請用)

2. 在留資格認定証明書交付申請書

3. 特定技能外国人の報酬に関する説明書

4. 特定技能雇用契約書の写し

5-a. 雇用条件書の写し
5⁻b. 賃金の支払

6. 雇用の経緯に係る説明書

7. 徴収費用の説明書

8⁻a. 健康診断個人票
8⁻b. 受診者の申告書

9. 1号特定技能外国人支援計画書

10. 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書

11. 二国間取決において定められた遵守すべき手続に係る書類 　　※カンボジア・タイ・ベトナムのみ対象

一見準備が非常に大変そうに見えますが、多くの書類は出入国在留管理庁が提供している「様式」に沿って書くだけです。

さらに、受け入れ企業が「一定の実績があり適正な受入れが見込まれる機関」と認められている場合、以下の書類は提出を省略できます。

3. 特定技能外国人の報酬に関する説明書
6. 雇用の経緯に係る説明書
7. 徴収費用の説明書

〈所属機関（受け入れ企業）に関する書類〉　

1. 特定技能所属機関概要書

2. 登録事項証明書

3. 業務執行に関与する役員の住民票の写し

4. 特定技能所属機関の役員に関する誓約書

5. 労働保険料等納付証明書（未納なしの証明）

6. 社会保険料納入状況回答票または健康保険・厚生年金保険料領収書の写し（申請月の前々月までの24か月分）

7. 税務署発行の納税証明書

8. 法人住民税の市町村発行の納税証明書（直近1年分）

1と４は、提供される「様式」に沿って記入することができます。
6－8は企業がある住所を管轄する年金機構・税務署・市町村役所に申請すれば、発行してもらえます。

〈分野に関する書類〉　例

1. 各分野における特定技能外国人の受入れに関する誓約書

2. 各分野における業務を行わせる事業所の概要書

3. 協議会の構成員であることの証明書

4. その他、分野ごとに必要な書類

1については「様式」が提供されます。

分野に関する書類は、どの分野の1-3が必要になることが多いですが、それ以外の書類は分野によって異なります。

各分野の必要書類はこちらからも確認できます。

【出典】：出入国在留管理庁「在留資格『特定技能』」

3．COEの申請方法

COEの申請方法は

・地方出入国在留管理官署の窓口で直接申請する
・オンラインで申請する

の2つの方法があります。

3-1．地方出入国在留管理官署に直接申請する場合

郵送での提出は認められていないので、申請者（または申請取次者、代理人等）が直接窓口に行く必要があります。

提出先
居住予定地・受入機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署
　　　　　地方出入国在留管理官署の一覧はこちらから確認できます。

受付時間(平日のみ)
午前 9時～12時 午後 1時～4時

特にCOE申請や、在留資格変更許可申請などの申請が多くなる毎年2~6月は窓口が非常に混雑します。

朝早くから窓口に並ぶことをお勧めします。

申請に関してご質問等ございましたら弊社の現場スタッフが丁寧にお答えします
▶お気軽にお問合せください

3-2．オンラインで申請する場合

COE申請はオンラインでの手続きが可能です！

窓口と違い受付時間は365日24時間なので、時間や場所に縛られずに手軽に更新手続きができます。

【オンライン申請　リーフレット】

在留カード更新などのオンライン上の手続きにはこちらの「在留申請オンラインシステム」を利用します。

※このシステムを利用するためには事前の利用申出が必要です。
事前に地方出入国在留管理局の窓口に行くか郵送で申出をします。

結果は申出書に記載したメールアドレス宛てにメールで知らされます。申出から結果通知のメールが届くまで約1週間かかるので、余裕を持って利用申出をしてください。

📍オンライン申請の詳しい手続きについてはこちらの記事を参考にしてください。

【出典】：出入国在留管理庁「在留申請オンライン手続の流れについて」

4．審査について

COEの審査は出入国在留管理官署の職員が一つ一つ厳密に審査します。

4-1．審査基準

最も基本的な審査基準は、
・虚偽の申告をしていない
・日本への上陸を拒否されていない の2つです。

まずはこの2つの審査基準を確実に満たしているか確認しましょう。

この審査基準を満たしたうえで申請が不許可になる場合は、以下の理由が考えられます。
・書類に不備があった
・提出した書類に一貫性がない
・以前日本に滞在していた時に、法令に違反していた
（例：留学ビザで日本に来て、週28時間以上アルバイトをしていた）

特に提出した書類に一貫性がないと、虚偽の申告をしているのではないかと疑われ、申請が不許可になる可能性が高くなってしまいます。

以前にもCOE申請をしたことがある外国人の場合は、前回の提出内容と今回の提出内容に齟齬がないように確認しなければなりません。

4-2．審査にかかる期間と費用

審査にかかる期間は通常時で1か月～3か月です。

ただし、申請時の出入国在留管理官署の混雑状況や申請人の書類の不備の有無によって大きく異なります。

また、COE申請自体には手数料はかかりません。

ただし、申請には膨大な資料の準備が必要となるため、行政書士や登録支援機関に申請を委託する企業がほとんどです。

委託料の相場は一人当たり約12～20万円です。

【出典】：出入国在留管理庁「在留資格『特定技能』」

5．COE申請における注意点

最後にCOE申請における注意点を2点紹介します。

5-1．外国人がCOEの審査中に日本に来てしまったら

雇用契約を結んだ外国人がCOEの申請中に短期滞在ビザで日本に来てしまう場合があります。

COEの申請には時間がかかるため、外国人としてはなるべく早く日本に来て就労を始めたいのかもしれません。

しかし、日本で就労するにはCOE申請を承認してもらい、在留資格認定証明書を受け取らなければなりません。

COE申請中に日本に来てしまった外国人への対応は2つあります。
① 帰国して現地の在外公館でビザを発給してもらい、もう一度日本に来る
② 日本で短期滞在ビザから就労ビザへ在留資格を変更する

現実的には②の申請が認められている事例はほとんどなく、①の対応を取る必要があります。

もし②の申請を出す場合は、
・外国人本人がCOE申請中に日本に来た理由
・帰国できない理由
などの説明書を出さなければなりません。

日本は1人の外国人が持てる在留資格は1つのみですが、これを知らずに入国してしまう外国人が多いです。

雇用契約を結んだ外国人には、COE申請の承認を受けビザを発給してもらってから日本に入国するように、確実に伝えましょう。

5-2．期間に余裕をもって申請しましょう

COE申請の標準審査期間は約1~3か月ですが、申請書類を準備するのにも1か月以上かかることが多いです。

入社時期が決まっている場合は、入社日に間に合うように余裕を持って申請するようにしましょう。

6．COE申請はJJSにおまかせ

外国人を雇用するときに避けては通れないのがCOE申請です。

初めてのCOE申請で「提出書類の書き方が分からない」、「書類に不備があるかもしれない」といった悩みや不安がある方は、ぜひJapanJobSchoolにご相談ください！

弊社は登録支援機関でもあるため、CEO申請のサポートだけでなく、実際にオンライン申請を行うこともできます。

ぜひ弊社のサービスを利用して、不安なくCOE申請を完了させましょう。