【特定技能外国人雇用】通訳・翻訳はどうすれば良い？自社支援を検討している人も必見

執筆者：Divership編集部｜外国人雇用担当部門

特定技能外国人を雇用する際、言語の壁は大きな課題です。通訳・翻訳のサポートが不足すると、労働者とのコミュニケーションが円滑に行えず、業務や各種手続きに支障をきたす可能性があります。

この記事では、通訳・翻訳の必要性から具体的な支援方法までをまとめました。これから特定技能外国人の雇用を考えている企業や、すでに雇用しているが言語サポートに課題を感じている方に役立つ情報を提供します。

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1．特定技能外国人は通訳が必須！

結論から述べると、特定技能外国人は通訳が必要です。ここでは特定技能のおさらいと、通訳が必要な場面を解説します。

1-1．特定技能とは

特定技能は、2019年4月に新設された在留資格で、日本国内の人手不足を補うために誕生しました。特定の産業分野で働く外国人に与えられるビザで、特定技能1号と特定技能2号があります。特定技能1号は最大5年間の在留期間があり、特定技能2号は永続的に在留が可能です。

特定技能外国人は、ある程度の日本語能力を持っていますが、完璧ではありません。そのため、通訳・翻訳・やさしい日本語が必要になるケースもあります。職場での円滑なコミュニケーションや業務の理解に向けて、サポートしましょう。

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1-2．通訳が必要な場面

特定技能外国人を雇用する際には、通訳が必要な場面がいくつかあります。これにより、コミュニケーションの円滑化や理解の深まりが図れます。

支援計画書の作成

特定技能外国人を採用するにあたって、まず「支援計画の作成」が必要になります。支援計画は特定技能外国人が仕事中や日常生活を円滑に行うため、というのが目的です。

支援計画書の作成は受入れ企業が登録支援機関にすべての業務を委託していても、基本的に外国人を受け入れる企業が作成を行う必要があります。(登録支援機関や助言や補助を行うのは問題ありません。)

支援計画書は当該外国人が十分に内容を理解できる言語でも作成をし、本人に説明をしたうえで署名を得る必要があります。

事前ガイダンス

雇用開始前に実施する事前ガイダンスでは、特定技能外国人に対して業務内容や社内ルール、配属部署の状況などを説明します。重要な情報を正しく伝えるには、母国語対応が必要です。就業規則は、翻訳した「多言語マニュアル」を用意しておくと、何度も活用できるため役に立ちます。

雇用契約においても、通訳して丁寧に説明すれば、企業に対する信頼感も上がります。また翻訳した「雇用契約書」の作成もおすすめです。書類があれば、後から確認しやすく、認識違いによるトラブル防止にもなります。

生活オリエンテーション

特定技能外国人を受入れる際に、新しい生活に適応できるよう、生活オリエンテーションをします。交通機関の利用方法や医療機関の案内など、日常生活に関する情報がメインです。

不慣れな土地で生活するため、できるだけ丁寧にわかりやすく説明しましょう。母国語の通訳を入れることで、特定技能外国人はスムーズに日本での生活が始められます。

相談・苦情・面談への対応 

業務上の問題や不安を解消するためには、相談・苦情・面談への対応が必要です。面談や相談の際に通訳があると、ニュアンスが伝わり、特定技能外国人は安心して話せます。

例えば同僚とのトラブルが発生した場合、経緯を具体的に理解することが重要です。通訳がなければ、誤った判断をするかもしれません。しかし通訳があれば上司や同僚も、状況を正確に把握でき、適切に対応できます。

各種書類の提出

特定技能外国人を雇用する際に、在留資格に関する書類提出が求められます。留学生や技能実習生なら「在留資格変更許可申請」、現地から呼び寄せるなら「在留資格認定証明書交付申請」の手続きをします。

外国人本人が書類を提出するケースもあるため、内容を理解できるようにサポートすることが重要です。在留資格の申請・更新といった、重要な書類を扱う場面では母国語対応の通訳・翻訳をしましょう。

外国人雇用の制度は国ごとに異なるため、多くの外国人はよく理解していません。正確な情報をもとに在留資格の書類を作成・提出してもらうと、手続きがスムーズです。

2．特定技能外国人の通訳・翻訳 方法

特定技能外国人を雇用する企業は、支援が義務付けられています。支援方法は、登録支援機関に委託するか、自社支援の選択肢があります。委託すると、専門的なサポートを受けられるのがメリットです。自社で支援をする場合には、企業内でサポート体制を整えましょう。

2-1．登録支援機関に委託する場合

登録支援機関に委託することで、専門的かつ効率的な支援が受けられます。通訳・翻訳に関しては、「母国語対応」を提供しているため、事前ガイダンスから各種手続きの負担を軽減。企業は労力を省き、本業に専念できます。
特定技能外国人も、対応に慣れたスタッフからサポートが受けられるため安心です。

登録支援機関の役割や選び方は、以下の記事をご覧ください。

2-2．自社支援の場合

自社で支援する場合には、以下の方法があります。

通訳・翻訳者を採用する

自社で通訳・翻訳者を採用し、社内のコミュニケーションの向上や業務支援を図ります。相談体制については、出入国在留管理庁による「特定技能外国人受入れに関する運用要領」に以下の記載がありました。

【出入国在留管理庁から通訳に関する事項】
「特定技能外国人が十分に理解できる言語による適切な相談体制」とは、通訳人を特定技能 所属機関の職員として雇い入れることまでは必要なく、必要なときに委託するなどして通訳人 を確保できるものであれば足ります。

  引用：「出入国在留管理庁/特定技能運用要領」

つまり、正社員やフルタイムで通訳・翻訳者を雇用する必要はありません。状況に応じて、手配しましょう。

外注する

上記で述べたように、正社員・フルタイムで採用するのが必須ではありません。コストを抑えたい場合には、外部業者に依頼して、専門的な通訳・翻訳サービスを利用しましょう。社内スタッフに任せるよりコストはかかりますが、通訳・翻訳スキルが高い人材に依頼できます。

支援責任者／担当者が通訳・翻訳も担当する

支援責任者や担当者が通訳・翻訳も兼任する方法があります。ただし一定の通訳・翻訳スキルが求められるため、適切な研修や教育を受けて対応するのが適切です。

もうひとつの手段として、言語に堪能なスタッフを支援担当者に配置することが考えられます。バイリンガルや帰国子女、留学経験のある日本人スタッフを検討してみましょう。

3．登録支援機関に委託するメリット・デメリット　

登録支援機関への委託には、メリットとデメリットがあります。

3-1．メリット｜支援の手間を省く

登録支援機関に委託することで、特定技能外国人に対する支援の手間を大幅に省けます。企業内部での支援体制を整える必要がなくなり、他の業務に専念できるのが強みです。

3-2．メリット｜専門家に任せられる

特定技能の制度について理解し、在留資格の手続きをするのは企業にとって負担となります。登録支援機関に依頼すると、専門家が代理で支援してくれるのが魅力です。特定技能外国人の手続きにも精通しており、スムーズに進みます。

さまざまな言語を話せるスタッフが在籍しており、通訳が必要な場面でもサポートが可能です。

3-3．メリット｜トラブルを防ぐ

専門的な支援を受けると、特定技能外国人とのコミュニケーションにおけるトラブルを未然に防ぎます。言葉の違いによる誤解がないように、母国語対応できるスタッフが丁寧に説明するからです。

通訳・翻訳による母国語対応で、社内ルールや各種手続きを共有します。特定技能外国人が不安を抱えたまま入社しないようにすることが目的です。

登録支援機関なら万が一トラブルが発生しても、経験から得たノウハウを活かし、問題の早期発見と解決に努めるため安心です。

3-4．デメリット｜支援委託費用がかかる

登録支援機関に支援を委託する場合、費用が発生します。企業にとって、委託費用が負担になるかもしれません。ただし、費用対効果を考慮して判断することが重要です。

もし委託しなければ、多言語マニュアルの整備や通訳の採用など別の費用が発生します。委託の場合にはコストがかかる一方で、専門的な支援を受けられる点に考慮しましょう。

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4．自社支援のメリット・デメリット

自社での支援を検討している場合、メリットとデメリットをもとに判断しましょう。

4-1．メリット｜支援委託費用を削減

自社で支援することで、登録支援機関への委託費用を削減できます。コストを抑えたい場合、自社で通訳・翻訳に精通したスタッフがいないか探してみましょう。

4-2．メリット｜自社で迅速に対応

自社で支援すると、外部に委託する場合と比べて、特定技能外国人を迅速にサポートできます。緊急時や問題発生時に、自社内で支援が完結するのは大きな利点です。また支援の内容を企業の方針やニーズに合わせて、柔軟に変更することも可能です。

4-3．デメリット｜時間や労力がかかる

自社で支援する場合、支援計画の策定や実施に多くの時間と労力がかかります。支援体制を整えるための準備や、日常的なサポート業務は、大きな負担になる可能性も。結果的に、本来の業務に専念する時間が減少するかもしれません。自社で支援する余力があるか、担当できるスタッフはいるか、現状に加味して判断しましょう。

4-4．デメリット｜人件費や外注費用がかかる

自社支援をするなら、担当者や通訳・翻訳者などが必要です。そのため人件費が発生するほか、特定の業務については外注費用もかかるケースがあります。コストを抑えるための自社支援が、全体の運営費用に影響を与える恐れも。支援を始める前に、具体的に必要なコストを算出しましょう。

5．まとめ

特定技能外国人の通訳・翻訳の課題を解決するには、登録支援機関への委託と自社支援が選択肢としてあります。それぞれの方法にはメリット・デメリットがあるため、予算や状況に応じて判断することが重要です。

もし登録支援への委託を検討しているなら、ぜひJJSにご相談ください。登録支援の選び方や委託方法についてご説明させていただきます。オンライン無料相談ができますので、ぜひご活用ください。

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