【最新版】特定技能定期報告完全マニュアル｜年1回への変更やオンライン申請も解説

執筆者：坂下（特定技能外国人支援担当）
監修者：鈴木寛（行政書士）

特定技能外国人の受け入れをスタートした際に、必ず必要となる業務の一つが出入国在留管理庁（以下入管）への『定期報告』です。初めて特定技能外国人を雇用する場合には、何をどのように報告すればよいのかわからない場合がほとんどだと思います。

加えて2025年4月1日施行の出入国管理及び難民認定法施行規則により、特定技能制度における届出のルール（定期報告・随時報告）が変わり、以前まで定期報告は四半期に1回の提出でしたが、2025年4月から年に1回の提出に変わりました。

そこで、今回は特定技能制度の定期報告の詳しい内容と、2025年4月1日施行の新たな入管法のルールについて解説します。

1. 【2025年4月から】特定技能の定期報告は年1回に変更

特定技能制度が始まった2019年から、特定技能外国人を雇用している事業所は4半期に1回入管への定期報告が義務付けられていましたが、2025年4月から定期報告が1年に1度の提出に変更になりました。

1-1. 定期報告とは

定期報告とは、受け入れ企業の労働環境が適切であるかどうかを入管が定期的に確認するために受入事業所に義務付けられる報告です。

定期報告では受入れ機関及び登録支援機関が、特定技能外国人の受け入れ状況・給与の支払い状況などを所定の様式に記入して、入管に提出することになっています。

届出先は、受入れ機関の住所を管轄する地方出入国在留管理局・支局です。オンラインで提出することも可能ですが、事前登録が必要です。

1-2.定期報告の頻度は四半期制から年1回に変更

2025年3月31日までは四半期に一度の提出でしたが、2025年4月1日から1年に1度の提出に変更になりました。

【変更前】四半期に一度

	期間	締め切り
第1四半期	1/1~3/31	4月15日
第2四半期	4/1~6/30	7月15日
第3四半期	7/1~9/30	10月15日
第4四半期	10/1~12/31	翌年1月15日

【変更後（2025年4月1日以降）】1年に一度

期間	定期報告の期間
4/1~翌年3/31	翌年4/1~5/31

移行期間に当たる2025年4月から2026年3月については以下のように定められています。

つまり、2025年第一四半期の届出（2025年4月15日が締め切りのもの）を提出した場合、次回の定期届出は2026年4月です。

なお、定期届出は1年に1回に変更になりましたが、特定技能外国人への支援の1つである定期面談は、以前と変わらず四半期に1回行う必要があります。

1-3.定期報告はオンラインでも提出可能

定期届出は「出入国在留管理庁電子届出システムポータルサイト」を通じてオンラインでも提出することができます。

事前に必要な準備

定期届出をオンラインで提出する場合、電子届出システムの事前登録が必要です。

受入れ機関の住所を管轄する地方出入国在留管理局の窓口、又は郵送で「出入国在留管理庁電子届出システムの利用者情報登録届け出書」を提出することで、システムを利用できるようになります。

引用：利用者情報登録について｜出入国在留管理庁

窓口で提出する場合も郵送の場合も、提出者が所属機関等の職員であることを証明できる資料（職員証、申請等取次者証明書、在職証明書、機関の名称が記載されている健康保険被保険者証等）の提示が必要です。

窓口の場合は窓口での提示、郵送の場合はこれらの資料の写しを同封してください。

1-4.定期報告を怠ることでの罰則

2025年4月1日施行の出入国管理及び難民認定法施行規則で、定期報告を怠ることでの罰則について変更はありませんでした。

以前と変わらず、定期報告の際に提出する届出の不履行や内容に虚偽があった場合には、罰則又は過料の対象となります。

今後、特定技能外国人の受入れができなくなってしまう可能性があるため、必ず期限内に忘れずに届出を行いましょう。

参考：出入国在留管理庁「特定技能制度における運用改善について」

２. 定期報告の必要書類

2025年4月1日施行の出入国管理及び難民認定法施行規則で、定期報告の必要書類の項目・様式にも変更がありました。

以下に変更前と変更後の必要書類をまとめました。（2025年8月時点）

2-1. 登録支援機関に支援を委託している場合

変更前	変更後
〈特定技能所属機関が提出する書類〉 ① 受入れ・活動状況に係る届出書（新参考様式第3-6号） ②特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況（参考様式第3-6号別紙） ③賃金台帳の写し（特定技能外国人のもの＋比較対象の日本人のもの） ④報酬支払証明書（参考様式第5-7号）	〈特定技能所属機関が提出する書類〉 ①受入れ・活動・支援状況に係る届出書、及び特定技能外国人の受入れ・活動・支援状況（新様式第3-6号） ②別紙（個人の年間活動日数、給与の総支給額、支援の実施状況等について特定技能外国人を受け入れている事業所単位で作成） ③特定技能所属機関の適格性に関する書類
〈登録支援機関が提出する書類〉 ⑤支援実施状況に係る届出書（参考様式第4-3号） ⑥１号特定技能外国人支援対象者名簿（参考様式第4-3号別紙） ⑦定期面談報告書（１号特定技能外国人用＋監督者用）（参考様式第5-5号、第5-6号）	〈登録支援機関が提出する書類〉 なし。 特定技能所属機関が一本化して提出する。

これまでは特定技能所属機関が受入れ・活動状況に係る届出書を提出し、登録支援機関が⑤支援実施状況に係る届出書を提出していました。

しかし、今後はこの2つが一本化され特定技能所属機関がすべて届け出ることになりました。

受入企業（特定技能所属機関）が作成・提出する必要書類と書き方

特定技能所属機関が作成・提出する書類の詳細とその書き方について解説します。

① 受入れ・活動・支援状況に係る届出書、及び特定技能外国人の受入れ・活動・支援状況
（新様式第3-6号）

この書類には、下記項目を記載する必要があります。

こちらが出入国在留管理庁が公表しているサンプルです。

今まで登録支援機関が作成していた、支援の実施状況はこちらに記入します。

引用：特定技能制度における運用改善について｜出入国在留管理庁

※　現時点でのサンプルであり、正式に様式が決定次第、WORD、EXCELファイルを掲載予定

② 新様式第3-6号の別紙

新様式第3-6号の別紙には個人の年間活動日数、給与の総支給額、支援の実施状況等を記載しますが、まだ出入国在留管理庁から記入例が公表されていません。

③ 特定技能所属機関の適格性に関する書類

さらに今回の変更の大きな注意点として、定期届出において添付書類として特定技能外国人所属機関の適格性を示す書類を提出しなければならないということがあります。

なお、適正な受入れを行うことが見込まれる機関等として認められた場合は、適格性書類の提出を省略することが可能です。

2-2.自社で支援を行っている場合の必要書類

2025年4月1日施行の出入国管理及び難民認定法施行規則で、定期届出の書類はすべて特定技能所属機関が提出することになったため、自社で支援を行っている場合でも、「2-1.登録支援機関に支援を委託している場合」と同じ内容の書類を提出します。

参考：出入国在留管理庁「特定技能制度における運用改善について」
参考：出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領　令和7年4月」

3. 提出期間と提出期限

2025年4月1日改正法施行で、定期届出は1年に1度の提出に変更になりました。

【変更前】四半期に一度

	期間	締め切り
第１四半期	1月1日から3月31日	4月15日
第２四半期	4月1日から6月30日	7月15日
第３四半期	7月1日から9月30日	10月15日
第４四半期	10月1日から12月31日	翌年1月15日

【変更後（2025年4月1日以降）】1年に1度

	期間	定期報告の期間
	4月1日から翌年3月31日	翌年4月1日から5月31日

1年に1度の提出になったからといって、提出書類まで簡素化されたわけではありません。逆に様式が新しくなった書類や、改正法施行で新たに提出を義務付けられた書類もあります。

そのため、届出の対象期間中に必要な書類が提出できるように事前に把握しておくとスムーズに進められるかと思います。締め切り（翌年の5月31日）までに間に合うようご準備ください。

3-1. 提出期限を過ぎてしまった場合の対応方法

届出が遅延した場合は、その理由を記載した理由書（陳述書：審査要領参考様式７）を提出する必要があります。

理由書には、特に決まったフォーマットはないため、Word等で作成すれば大丈夫です。

参考：出入国在留管理庁「2025年（令和7年）4月1日施行　出入国管理及び難民認定法施行規則」

4. 提出先

提出先は、特定技能所属機関の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局になります。本店所在地とは、雇用する特定技能外国人の指定書に記載されている住所となります。

局・支局	担当部門	住所	管轄地域
札幌出入国在留管理局	審査部門	〒060-0042 札幌市中央区大通西12丁目 札幌第３合同庁舎	北海道
仙台出入国在留管理局	審査部門	〒983-0842 仙台市宮城野区五輪1-3-20 仙台第二法務合同庁舎	青森県、岩手県、宮城県、秋田県、山形県、福島県
東京出入国在留管理局	就労審査第三部門	〒108-8255 東京都港区港南5-5-30	茨城県、栃木県、群馬県、埼玉県、千葉県、東京都、新潟県、山梨県、長野県
東京出入国在留管理局横浜支局	就労・永住審査部門	〒236-0002 神奈川県横浜市金沢区鳥浜町10-7	神奈川県
名古屋出入国在留管理局	就労審査第二部門	〒455-8601 愛知県名古屋市港区正保町5-18	愛知県、三重県、静岡県、岐阜県、福井県、富山県、石川県
大阪出入国在留管理局	就労審査部門	〒559-0034 大阪府大阪市住之江区南港北一丁目29番53号	大阪府、京都府、奈良県、滋賀県、和歌山県
大阪出入国在留管理局神戸支局	審査部門	〒650-0024 兵庫県神戸市中央区海岸通29 神戸地方合同庁舎	兵庫県
広島出入国在留管理局	就労・永住審査部門	〒730-0012 広島県広島市中区上八丁堀2-31 広島法務総合庁舎内	鳥取県、島根県、岡山県、広島県、山口県
高松出入国在留管理局浜ノ町分庁舎	審査部門	〒760-0011 香川県高松市浜ノ町72-9	香川県、愛媛県、徳島県、高知県
福岡出入国在留管理局	就労・永住審査部門	〒810-0073 福岡県福岡市中央区舞鶴3-5-25 福岡第１法務総合庁舎	福岡県、佐賀県、長崎県、大分県、熊本県、鹿児島県、宮崎県
福岡出入国在留管理局那覇支局	審査部門	〒900-0022 沖縄県那覇市樋川1-15-15 那覇第一地方合同庁舎	沖縄県

4-1. 提出方法

定期報告書類の作成が完了したら、直接窓口もしくは、郵便で提出します。郵送の際には、封筒の表面に朱書きで「特定技能届出書在中」等と記載が必要です。また、入管に届いた日が提出日となるため、発送日には十分お気をつけください。

また、「出入国在留管理庁電子届出システムポータルサイト」を通じてオンラインでも提出することができます。オンラインシステムを利用するためには、電子届出システムの事前登録が必要な点にご注意ください。

参考：出入国在留管理庁「特定技能所属機関からの随時届出に関連してお問い合わせの多い事項について（Q＆A））」

5. 場合によっては随時届出も必要

随時届出とは、「特定技能外国人の雇用条件が変わった・退職した、または支援計画が変わった」などの特別な事由が発生した時に、特定技能所属機関や登録支援機関が入管に提出しなければならない届出です。

これらの届出は、事由が発生したときから14日以内に提出する必要があります。

5-1. 随時届出の対象

随時届出の対象となる主な事由は以下の通りです。

特定技能外国人への支援計画を変更した際の届出については、支援を全部登録支援機関に委託している場合でも、特定技能所属機関から提出しなければならない点に注意が必要です。

以下に2025年4月に新設・変更された点を解説します。

【新設】在留資格の許可後1か月以内、または就労後に1か月以上就労できない場合（様式第3-4号）

これまでは、特定技能外国人への在留許可がおりてから長期間就労を開始していない場合の届出は必要ありませんでしたが、今回の変更で届出の事由として新設されました。

主な変更点は以下の通りです。

参考様式はこちら（参考様式第3-4号）をご確認ください。

【新設】特定技能外国人の支援が困難になった場合（様式第4-3号）

登録支援機関に支援の全部を委託をしている場合で、支援計画に基づく支援の実施が困難となる事由が生じた場合に報告が必要となります。

支援において特定技能所属機関の基準不適合を把握した場合を含みます。

参考様式はこちら（参考様式第4-3号）をご確認ください。

【拡大】不正行為、または特定技能省令の基準に適合しない場合（様式第3-5号）

特定技能外国人の不正行為について、届出の対象が「出入国又は労働に関する法令に関し不正又は著しく不当な行為」があった場合から「特定技能基準省令第２条第１項各号及び同条第２項各号に適合しない場合」に変更されました。

参考様式はこちら（参考様式第3-5号）をご確認ください。

5-2.提出は事実が発生してから14日以内

事由が発生してときから14日以内に提出する必要があります。

提出方法は、窓口での提出・郵送・オンラインシステムの利用の3つがあります。

郵送の場合、事由発生日から14日以内に提出先に届くよう早めに送りましょう。

届出が適切に提出されていない場合、特定技能所属機関が引き続き特定技能外国人を受け入れることができなくなるため、提出を忘れないように届出の対象事由や届出方法を適切に理解しておかなければなりません。

出典：出入国在留管理庁「特定技能制度における運用改善について」

6.特定技能の定期報告・随時報告はShienmeeで簡単に