【2025年4月特定技能の運用要領改正】オンライン面談が可能に！定期面談・定期届出・随時届出の変更点

執筆者：Divership編集部｜外国人雇用担当部門

2025年4月施行の「特定技能運用要領改正」に注目が集まっています。支援担当者は「どのような変更点があるのか、現場への影響はどうなのか」と不安を感じているのではないでしょうか。特定技能外国人を受入れている事業所や登録支援機関の担当者にとって、今回の改正は見逃せない内容です。

本記事ではオンライン面談の導入、定期届出の提出頻度変更、手続きの簡素化など、注目すべきポイントをわかりやすく解説します。最新情報をチェックして、安心して対応できるよう体制を整えましょう。

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1．【特定技能の定期面談】オンライン実施が可能に！

	これまでの定期面談	改正後の定期面談 （2025年4月～）
定期面談の方法	対面	対面・オンライン
面談の頻度	３ヶ月に１回	３ヶ月に１回

2025年4月1日から、特定技能の定期オンライン面談が可能になりました。オンライン面談には、オンライン会議システムやテレビ電話など、互いの表情を確認できるツールを使用します。音声のみは認められません。

すでに運用中の支援計画に基づいている場合でも、オンライン面談に切り替えるからといって新たな変更届出は不要です。ただし、「オンライン実施に同意した」と、証明する書面を帳簿として保存します。面談の頻度に関しては変更がないため、注意しましょう。

＜改正ポイント＞
オンライン面談の導入により、遠方の現場や移動負担の多い支援現場の効率化が期待されています。一方で、対面と同等の質を確保するため、録画保存や同意取得などの厳格なルールが定められました。

2．【特定技能の定期面談】オンライン実施での注意点

オンラインで定期面談する場合、いくつか注意点があります。ここでは、出入国在留管理庁が公開している改正ポイントをもとにまとめました。

※【参考】：特定技能外国人受入れに関する運用要領改正のポイント（令和７年４月１日改正予定）

2-1．外国人が同意していない場合は「対面」

特定技能外国人がオンライン面談に同意しない場合、オンラインでの面談は実施できません。
過去、同意していた場合でも、対面を希望すれば切り替えましょう。

オンライン面談を実施するには、本人と監督者の同意が必要です。本人の同意は、「1号特定技能外国人支援計画書」に記入・署名することで確認します。監督者の同意は、任意の様式で確認できます。同意の取得方法が、本人と監督者で異なる点に注意が必要です。

余談ですが「監督者」とは、特定技能外国人に対して指揮命令権がある者です。直接の上司や雇用先の代表者が該当します。

2-2．初回は「対面」面談

初回面談の対面実施は、特定技能外国人が安心して働ける環境を整えるための重要なステップです。面談対象者と関係を築くため、初回は対面で面談します。また面談担当者が交代した場合も、初回は直接会って対応しましょう。

2-3．年に1回は「対面」面談

定期面談は、特定技能外国人が問題なく働けているか確認するのが目的です。オンライン面談を取り入れても、年に1回以上は対面による面談が推奨されています（※義務ではありません）。対面なら一般的に受入れ企業の事務所で面談するため、労働環境や本人の表情を直接確認できます。

2-4．問題がある場合は「対面」で再面談

オンライン面談で問題が判明した場合は、対面で再面談します。業務内容や待遇に問題がある場合、または第三者の介入が疑われる場合などが対象です。 問題が発生した場合には、特定技能外国人の権利を保護するため、迅速に対面面談しましょう。

2-5．面談の様子を記録する

オンライン面談は録画し、契約終了日から「1年以上」保存します。地方出入国在留管理局から提示を求められた場合は、応じる義務があるからです。改正ポイントとしては、録画保存の義務化により、面談内容の透明性と信頼性が向上しました。

2-6．面談に第3者がいないか確認

オンライン面談では、第3者の影響を受けない環境を整えます。面談開始前に部屋全体を映してもらい、周囲に人がいないか確認しましょう。またイヤホンや別モニター・マイクもチェックが必要です。不審な点があれば、面談後に個別に連絡を入れましょう。 

特定技能運用要領の改正により、面談環境の確認が義務化され、特定技能外国人が自由に発言できる環境の確保が重視されています。

3．【特定技能の定期届出】年1回に変更！

	これまでの定期届出	改正後の定期届出 （2025年4月～）
届出のタイミング	4半期に1回	年1回 ※4月1日から5月31日までに提出
届出の種類	2点 「受入れ・活動状況に係る届出書」 「支援実施状況に係る届出書」	1点 「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」（参考様式第3-6号）
様式の内容 （参考様式3-6）	特定技能所属機関の情報、雇用状況、特定技能外国人の受入れに要した費用など	特定技能外国人の労働日数、労働時間数、給与の支給総額、昇給率など
別紙の内容 （参考様式3-6）	特定技能外国人の情報、個人の活動日数（月間）、給与の総支給、差引支給額、法定控除（月間）	特定技能外国人の情報、個人の活動日数（年間）、給与の総支給額（年間）、支援の実施状況など   ※事業所単位で作成する
添付書類		（書類の統合により以下が必要になります。） 特定技能所属機関の登記事項証明書、決算関係書類、役員の住民票写し、公的義務の履行証明書など
提出方法	受入先と支援委託を受けている登録支援機関がそれぞれ期日までに提出する	受入先が登録支援機関作成の書類もまとめて提出する
注意点	登録支援機関の署名は不要	届け出の対象期間内に登録支援機関に全委託している場合、すべての登録支援機関の署名をもらう必要がある

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※【参考】：特定技能制度における運用改善について
※【参考】：特定技能関係の申請・届出様式一覧

2025年4月から、特定技能の定期届出を提出する頻度が年1回に変更されました。これまで四半期ごとに提出していた届出が簡素化され、事務負担の軽減が期待されています。

3-1．届出のタイミング

2025年1月から3月末までの届出については、これまでと同様に4月15日までに入管へ提出が必要です。新制度では、年1回の届出が2026年4月以降に開始されます。対象年の4月1日から翌年3月31日までの「受入れ・活動・支援実施状況」を翌年4月1日から5月31日までに提出しましょう。

3-2．書類を1点に統合

これまでの定期届出書類は2種類で、「受入れ・活動状況に係る届出書」と「支援実施状況に係る届出書」でした。改正後は「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」（参考様式第3-6号）の1種類のみ提出します。

3-3．主な届出事項・別紙の寧陽

改正後の届出では、年間単位で情報を収集するように変更されました。特定技能外国人の労働日数、労働時間数、給与の支給総額、昇給率などの年度平均を届出書本体に記載します。統計的な分析を容易にし、特定技能外国人の雇用状況をより広い視点で把握する目的が伺えます。

別紙も事業所単位で提出し、特定技能外国人の年間活動日数、給与の総支給額、支援の実施状況などを報告します。改正後の届出では、事業所ごとの管理を強化し、効率的な運用を目指しました。

3-4．主な添付書類

新制度では提出書類が統合された影響で、受入れ企業の適格性を証明する基準が整えられました。主に特定技能所属機関の登記事項証明書、決算状況、役員の住民票写し、公的義務の履行証明書などの報告が必要です。

3ｰ5．届出の提出方法

これまでは、「受入先」と「登録支援機関」がそれぞれで書類を提出していました。改正後は、受入先が登録支援機関作成の書類もまとめて提出します。今後は、登録支援機関と受入先間の連携が以前よりも重要です。

4．【特定技能の定期届出】改正の注意点

特定技能の定期届出は、変更になった点とそうでない点があります。ここでは、注意点として面談の頻度と必須要件に触れました。

4-1．定期面談は従来通り3ヶ月に1回

義務付けられている定期面談は、これまでと変わらず「3か月に1回以上」する必要があります。面談の対象となる特定技能外国人の同意がある場合においては、オンライン面談の実施が可能です。

4-2．オンライン申請と電子届出は書類省略の必須要件

新制度では、「オンライン申請＋電子届出」が書類省略の必須要件になりました。企業によるオンライン申請では、「申請等取次者証明書（登録支援機関や公益法人は必須）」を用意します。

オンライン申請の必要書類や流れについては、以下の記事で詳しく解説しました。

5．【特定技能の随時届出】の変更

特定技能の随時届出とは、該当する事由が発生したときに提出する書類です。ここでは、随時届出に関する運用要領の変更点をまとめました。

5ｰ1．得意低技能外国人が一定期間働いていない

これまで一定期間働いていない特定技能外国人に対して、届出の義務はありませんでした。2025年4月1日より、出入国在留管理庁への「受入れ困難に係る届出（新様式第3-4号）」の提出が求められます。

また従業員が行方不明者になった場合にも、同様の新様式で届出をしましょう。ただし自己都合退職は、2025年4月以降から届出が不要です。

＜随時届が必要なケース＞
・在留資格の許可を得てから１ヶ月以上、就労を開始していない
・雇用後に１ヶ月活動ができない事情が生じた
・行方不明者が出た

雇用契約が終了した場合には、これまで通り「雇用契約終了に係る届出」が必要です。

5ｰ2．不正行為が発覚した

不正行為が発覚した場合、「基準不適合に係る届出（新様式第3-5号）」を提出します。
特定技能外国人の受入れ機関として「基準不適合」であると判断されるためです。

＜基準不適合の一例＞
税金・社会保険の滞納、非自発的離職、刑罰を受けた、実習認定取消しを受けた、入管法・労働関係法規への不正行為、暴行行為、報酬未払い

※【参考】：特定技能制度における運用改善について

5ｰ3．登録支援機関からの支援が得られなくなった

登録支援機関と契約し、支援を全部委託しているケースがあるでしょう。もし何らかの理由により、登録支援機関からの支援が難しくなったとき「支援計画の実施困難に係る報告（新様式第4-3号）」の提出が必要です。

何らかの理由には、受入れ企業としての「基準不適合」が発生したケースを含みます。

5ｰ4．自社支援が難しくなった

特定技能外国人を受け入れるときに、企業は「支援計画」を提出しなければなりません。支援内容として挙げられるのは、出入国時の送迎や住居の契約サポート、生活オリエンテーションなどがあります。

もし何らかの理由により、計画どおりの自社支援が難しくなった場合は「支援計画の実施困難に係る届出（新様式第3-7号）」に記入し報告しましょう。

自社支援に関する詳しい解説はこちらをご覧ください↓

6．特定技能の新書類「協力確認書」の提出

特定技能外国人の受入れ企業は、地方公共団体に対して「協力確認書」を提出しなければなりません。協力確認書を提出するタイミングは、以下のとおりです。

初めて特定技能外国人を採用する	当該外国人と特定技能雇用契約を締結後、在留資格認定証明書交付申請または在留資格変更許可申請をする前
すでに特定技能外国人を雇用している	運用開始日（2025年4月1日）以降、初めて当該外国人に係る在留資格変更許可申請または在留期間更新許可申請をする前

特定技能外国人は、今後ますますの増加が見込まれています。そのため受入れ企業と、地域の外国人が共生する社会にしていく取り組みが必要です。

※「特定技能の在留資格に係る制度の運用に関する基本方針」（2018年12月25日閣議決定。2024年3月29日一部変更）に明記

受入れ企業は、地方公共団体の求めに応じて協力しなければなりません。また共生施策を踏まえて、支援計画の作成・実施をしていく必要があります。

 協力確認書の提出先　※2箇所に提出
・特定技能外国人を雇用している事業所がある自治体
・特定技能外国人本人の居住地がある自治体

※【参考】：特定技能制度における地域の共生施策に関する連携に係るＱ＆Ａ

7．まとめ

2025年4月の特定技能制度改正では、オンライン面談の導入や定期届出の頻度変更が、重要な変更点として挙げられます。一方で、新しい手続きやルールへの対応が求められるため、適切な準備が不可欠です。

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