【現場社員が教える】特定技能のビザ申請に関する必要書類とは？認定・変更をわかりやすく解説

執筆者：趙（外国人就労アドバイザー）

現在政府は積極的に特定技能外国人を受け入れており、現在急増していますが、受け入れの際のビザの手続きは複雑で一企業が行うには難しい一面があります。

そこで本記事では、スムーズにビザ申請が行えるよう特定技能1号ビザの認定・変更申請に必要な書類をご紹介します。

1. 特定技能ビザ申請の種類は２つ

海外在住の特定技能外国人を雇用する際に、ビザ認定申請（在留資格認定申請書交付申請）が必要です。一方、日本国内在住の特定技能外国人を雇用する際に、必要なのはビザ変更申請です。

ここからは、企業が初めて特定技能外国人を雇用する場合の、特定技能1号のビザの認定・変更申請に必要な書類をご紹介します。2回目以降の外国人雇用の場合必要な書類は変わりますが、一定の条件で一部の書類の準備を省略できます。その詳細を割愛します。

2. 必要な書類は大きく分けて3つ

認定・変更を問わず必要な書類は3種類に分けられます。　

1. 申請人(外国人)に関する書類
2. 所属機関(企業)に関する書類
3. 分野に関する書類

その中で申請人、所属機関に関する書類は一律的です。分野に関する書類は分野によって異なります。

参考：出入国在留管理庁｜在留資格「特定技能」

ビザ認定申請の場合

認定申請に必要な書類は、以下の通りです。

①申請人に関する書類(外国人側の書類)

外国人側の書類・申請人に関する書類は以下の1１点です。そのほか、一枚の返信用封筒（認定書郵送のため）も提出すべきです。但し10、11は一定の場合のみ、提出が必要となります。

一見書類が多く見えますが、後述のようにほとんどの書類について入管は「参考様式」及び「記載例」を提供してくれます。記載例に倣い、参考様式に具体的な情報を入力するだけで、書類を作成できます。

また、4、5-aの雇用契約書・条件書の写しの作成には時間がかかります。書類の原本の作成に当たり、企業・特定技能外国人の両方の押印・署名が必要であるためです。

②所属機関に関する書類(企業側の書類)

企業側の書類・所属機関に関する書類は、企業が法人であるかどうかによって異なります。

1、4について、入管は「参考様式」・「記載例」を提供してくれます。

また、5以下の書類は複雑のようですが、厚生労働省は申請書を用意してくれます。申請書に企業の社名や労働保険番号を記入し、企業所在地の都道府県の労働局の担当者（総務部労働保険適用徴収主務課室）に発送すれば、おおよそ1週間後、書類が労働局により企業に送付されます。

参考：特定技能外国人関係申請に当たっての労働保険料等納付証明書

6～8はそれぞれ企業を管轄する年金機構、税務署、市町村役所により発行されます。窓口で申請書を提出すれば、直ちに書類をとれます。なお、担当の職員に「特定技能外国人受入れのために本書類が必要です」と伝えれば、職員は正しい書類の取得をサポートしてくれます。

1～4の書類は、企業が法人である場合の書類と同じです。

ほかの書類について、個人事業主の国民健康保険・国民年金の書類、市町村発行の納税証明書は、市町村役所からとれます。税務署発行の納税証明書は、居住地を管轄する税務署により発行されます。

③分野に関する書類

分野に関する書類は、12分野それぞれ異なります。たとえば、外国人従事の分野が介護分野であれば、「介護分野における業務を行わせる事業所の概要書」が必要です。分野が外食業である場合、「保健所長の営業許可証又は届出書の写し」が必要です。

しかし、共通の書類もあります。外国人の特定技能測定試験の合格証、日本語能力の証明書、企業の特定技能外国人の受入れに関する誓約書などがあげられます。

また、分野に関する書類の相当の部分も、入管は「参考様式」・「記載例」を提供してくれます。

分野に関する書類は「出入国在留管理庁」のこちらのサイトから確認できます。

ビザ変更申請の場合

変更申請に必要な書類は認定申請のそれとだいぶ重なり、以下の通りです。

①申請人に関する書類(外国人側の書類)

認定申請における外国人側の書類は、変更申請においても必要です。それに加えて、外国人の課税証明書などご本人が公的義務を正しく履行していることの証明書類も必要です。認定申請と違い、変更申請の場合、申請人の外国人は既に日本で生活しているからです。

まとめてみれば、変更申請のための外国人側の書類は以下の16件です。その中の9～13は認定申請の場合と比べて加えられた書類であり、ほかの書類は認定申請に必要な書類とほぼ同じです。また、10～12、15、16は一定の場合のみ、提出が必要です。

9～13以外の書類のほとんどについて、入管は参考様式などを提供してくれます。9～13の書類は、市町村役所及び年金機構から取得できます。

②所属機関に関する書類(企業側の書類)、③分野に関する書類

企業側の書類、分野に関する書類は、認定申請と全く同じです。

特定技能のビザ認定・変更申請に関してご不明点がございましたらお気軽にお問合せください

3. オンライン申請の場合

最近、出入国在留管理庁がビザのオンライン申請をはじめました。WEBを通じても、ビザ書類を提出できるようになっています。オンラインで認定・変更申請を行う場合、必要な書類は従来より少し少なくなります。以下、ご説明します。

オンライン申請の利用開始するには

オンライン申請の場合、「在留申請オンラインシステム」を通じてビザ書類を提出することになりますが、システムの利用開始には手続きが必要です。

手続きの流れとして、

1. システム利用申込書類を用意し、郵送または窓口で企業の所在地の最寄りの地方出入国在留管理局に提出します。
2. 入国管理局の担当者が書類を審査します。
3. 申請が承認される場合、申請者のメールアドレスに承認メールが送信されます。メールの内容に従いパスポートを設定した後、申請者はシステムを利用できます。

という3つのステップがあります。

申込書類は、申請者の身分によって異なります。書類の詳細について、出入国在留管理庁の関連WEBページにてご確認ください。また、システムの利用の承認には2か月以上かかることがあります。オンラインでビザ書類を提出されたい場合、できるだけ早く準備する必要があります。

参考：出入国在留管理庁｜在留申請のオンライン手続

オンライン申請の場合の認定・変更申請書類

それでは、オンライン申請の場合、認定・変更申請に必要な書類をご紹介します。

概要

オンライン申請の場合の必要な書類は、以下の3種類に大きく分けられます。

1. システムで入力する情報
2. 申請人の顔写真（50KB以下）
3. 添付資料（10MB以下）

4. 書類作成のコツ

本記事の最後に、認定・変更申請書類の作成のコツを簡単にお伝えします。

様式・記載例を活用しましょう

認定・変更申請に必要な書類が多くて複雑のようですが、すべての書類について出入国在留管理庁は「参考様式」及び「記載例」を提供してくれます。様式・記載例は出入国在留管理庁ホームページから閲覧・ダウンロードできます。様式・記載例を活用すれば、初心者でも、スムーズに書類を作成できます。

参考：出入国在留管理庁｜在留資格「特定技能」に関する参考様式（新様式）

外国語版の様式を使わなければならない書類があります

必要な書類の中、特定技能雇用契約書などの一部の書類は、日本語・申請人母国語併記の様式で作成されなければなりません。外国語版の様式も出入国在留管理庁ホームページで用意されていますので、それを使って、これらの書類を作りましょう。また、必ず申請人の母国語版の様式をお使いください。

写真、添付資料のサイズにご注意ください

オンライン申請に必要な申請人の顔写真、添付資料のサイズに制限があります。顔写真は50KB以下、添付資料は10MB以下のものでなければなりません。写真などを提出する前に、そのサイズを確認し、サイズが大きいものを圧縮する必要があります。

　但し、圧縮しすぎてデータがあまり不鮮明になれば、入管に指摘され審査が遅くなる恐れがあります。圧縮後、データの状況を確認したほうがよいでしょう。

すべての書類が揃っていなくても、ビザ書類を入管に提出できます

認定・変更申請に必要な書類が多い反面、一部の書類ができていなくても、ほかの書類を先に入管に提出できます。

「一部の書類がまだできないが申請人のビザ期限があと一週間」
「ほとんどの書類が揃っているものの健康診断の結果だけさらに2か月がかかる」

このような場合、揃っている書類をまず入管に提出することをお勧めします。　

但し、不完全な書類を入管に提出しようとする場合、以下の3点にご注意ください。

1. 窓口提出の場合、申請人またはその代理人サイン済の「在留資格認定証明書交付申請書」あるいは「在留資格変更許可申請書」が絶対必要です。
   サイン済の申請書がなければ、入管はビザ申請書類を受理してくれません。
   
2. 書類不備について、説明が必要です。
   暫く書類を提出できない理由や、書類を提出できる時期の見込みについて、説明書を作成し、ビザ申請書類に入れておきましょう。
   
3. 書類の追加提出を忘れてはいけません。
   未提出の書類が依然として必要な書類です。したがって、未書類を入手すれば、速やかにそれを入管に追加提出しなければなりません。書類の追加提出を放置すれば、ビザの許可が遅くなり、最悪の場合、申請が不許可になってしまいます。

5.特定技能ビザの申請に関する注意点

最後に特定技能ビザの申請に関する注意点を解説します。

手続きが煩雑で書類も多い

これまでの内容から分かるように特定技能ビザは、他のビザに比べて手続きも煩雑で、書類も多いです。書類作成や申請に時間をかけてしまうと、特定技能外国人の受け入れ体制を整えることが難しくなってしまいます。

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申請に時間がかかる

特定ビザの申請には、3か月かから6か月程度かかるケースが多いようです。特に在留資格認定証明書や在留資格変更許可申請は時間を要する可能性があります。

外国人の受け入れを考えている企業や経営者は時間に余裕をもってスケジュールを検討するようにしましょう。

書類には申請人本人の署名が必要

出入国在留管理庁では、本人の署名に加えて書類が原本である必要のある書類を定めています。
在留資格申請する際に、確認書類に「写し」の記載がない場合は、基本的にすべての書類を原本で提出する必要があります。

本人の直筆であり、原本が必要な書類は以下の通りです。ここでの「署名」とは、本人の手書きによるものを指します。

 健康診断個人票
 受診者の申告書
 1号特定技能外国人支援計画書
 雇用の経緯に係る説明書

これらの4つの書類は、原則的に本人の署名が必要になります。在留資格申請においては、以下の点に注意する必要があります。まず、外国人を海外から呼び寄せる場合の在留資格申請認定証明書交付申請書においては、外国人本人の直筆ではなく、代理人として会社の担当者が署名する必要があります。

ただし、在留資格の変更や更新など、日本に滞在している外国人が申請する場合には、本人の署名が必要ですので、注意が必要です。

5. まとめ

必要な書類は20件以上ありますが、入管は様式などを用意してくれます。また一部の書類が特定の場合のみ提出が必要なので、ビザ申請に必要な書類が極端に多く、難しいわけではありませんが、専任者がない企業にとって、自分ですべての書類を準備するのは相当な負担ではありませんか。　

ほとんどの特定技能外国人の支援をする登録支援機関は、ビザ申請のサポートを行います。書類準備に悩んだ企業の担当者は登録支援機関に問い合わせてみてはいかがですか。登録支援機関はお得なサービス料で行政書士を紹介し、あるいは申請を代行できます。弊社JJSも、ビザ申請のサービスを提供しております。特定技能外国人の雇用を検討される企業様は、お気軽にお問い合わせくださいませ。