特定技能で自社支援に切り替えるには？企業と支援責任者の要件や必要書類も解説

特定技能1号外国人を雇用していて、以下のような悩みを抱えていませんか。 

「登録支援機関への支援委託費用が高い…」 
「自社支援を検討しているが、どんな業務があるか分からない」 
「入管法を遵守して運用できるか不安…」 

この記事では、自社支援の業務・費用を抑えて自社支援をする方法を解説します。 

支援費用を抑えつつ、さらに多くの外国人を採用したいと考えている企業の方は、ぜひ最後までお読みください。 

1. 自社支援とは 

自社支援とは、特定技能外国人の受け入れに義務付けられている生活・業務上のサポートを、外部の登録支援機関に委託せず、受け入れ企業が自ら行う制度です。 

特定技能1号外国人を受け入れた企業には、以下の10項目の支援をする義務があります。 

出典：１号特定技能外国人支援・登録支援機関について

最大のメリットは、大幅なコスト削減です。 

通常、登録支援機関に支援を委託すると1人あたり月額2〜3万円程度の費用が発生しますが、自社支援に切り替えることでこのランニングコストをなくすことができます。削減できた費用を、外国人従業員の研修や社内環境の整備など、他の投資に回すことが可能です。 

ただし自社支援を行うには、いくつかの要件を満たす必要があります。例えば、特定技能外国人の支援に精通スタッフがいる必要があります。 

具体的な要件は後ほどの章で解説します。 

2. 自社支援に切り替える方法 

続いて、現状支援機関に委託している企業が自社支援に切り替えるまでの流れを簡潔に説明します。 

3. 自社支援が可能な要件 

ここから具体的に、特定技能1号外国人への支援を自社で行うための、受入れ機関（企業）側の要件を確認します。

出典：特定技能外国人受入れに関する運用要領

3-1. 直近2年で外国人を雇ったことがある 

過去2年以内に、中長期在留資格を持つ外国人労働者を雇用し、適切に管理した実績が必要です。 

対象となるのは「技術・人文知識・国際業務」「技能実習」「留学」といった中長期の在留資格であり、3ヶ月以下の短期滞在者は含まれません。 

入管法や労働法などの外国人雇用に関連する法令を遵守し、適正な受け入れ体制を構築できているかを判断されるためです。 

これまで外国人雇用の実績が全くない企業の場合、原則として自社支援を行うことはできず、登録支援機関に委託しなければなりません。 

3-2. 支援経験のある社員を配置する 

過去2年以内に、中長期在留外国人の生活相談などに対応した経験を持つ社員を配置しなければなりません。特定技能外国人が日本で生活・就労する上での様々な課題に対し、実務的なサポートを行う能力が不可欠だからです。 

これまでに支援機関に委託しながら特定技能外国人を採用してきた企業であれば、その担当者が該当する可能性が高いです。 

この経験を持つ社員の中から、後述する「支援責任者」または「支援担当者」を選任し、自社支援体制の中心として機能させます。 

3-3. 母国語対応できる体制を整える 

外国人が十分に理解できる言語（原則として母国語）で、いつでも相談や面談ができる体制の確保が必須です。 

特定技能外国人は基礎的な日本語能力を身につけているとはいえ、契約書関連や職場で遵守すべきルールなどを完全に理解できるほどの高い日本語能力はありません。 

言語の壁によるトラブルを防ぎ、日々の悩み相談から緊急時まで、迅速かつ正確な意思疎通を図る必要があるためです。 

具体的に以下のような日数・時間帯に対応する必要があります。 

就業時間以外でも可能な限り対応できる専用の連絡先（メールアドレス等）を設ける必要があります。 

また、社内に通訳者を直接雇用する必要はなく、必要な時に外部の通訳サービスへ委託できる状態が構築されていれば業務委託などでも問題ありません。 

3-4. 支援の記録を作成・保存する 

外国人への支援状況に係る文書（管理簿）を正確に作成し、雇用契約終了日から1年以上保管する義務があります。 出入国在留管理庁による監査が入った際、法令に則って適切に支援を実施していることを客観的に証明するためです。 

「特定技能外国人の支援の状況に係る文書」とは、下記のような管理簿を指しています。

これらの記録を適切に管理し、求められた際に速やかに提示できる運用体制を構築してください。 

3-5. 支援責任者・担当者が適切である 

支援責任者や支援担当者は、欠格事由に該当せず、かつ特定技能外国人に対して「中立的な立場」で支援を実施できる人物である必要があります。 

つまり、特定技能外国人と同じ部署に所属する直属の上司は、支援担当者になることはできません。 対象となる外国人に対して直接的な指揮命令権を持つ人物が支援を行うと、外国人が不満や業務上の悩みを率直に相談できなくなる恐れがあるためです。 代表取締役や、その外国人が所属する部署の直属の上司など、組織図において縦のラインにいる人物は中立性がないと判断されます。 

他部署の社員など、実質的な監督命令権を持たず、客観的にサポートできる人物を配置することが求められます。 

3-6. 過去5年以内に違反がない 

過去5年間にわたり、支援計画に基づく外国人への支援を怠った事実がないこと、さらに関係法令を遵守していることが求められます。 特定技能外国人が安定して円滑に生活できる環境を継続して提供できる、信頼に足る受け入れ機関であるかを見極めるためです。 

過去に技能実習生や特定技能外国人を受け入れた際、計画書通りの面談を行わなかったり、必要な定期届出を怠ったりした履歴があると自社支援の許可は下りません。関係法令と支援計画を遵守し、誠実に外国人支援を行ってきた実績が不可欠です。 

[出典：出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領」（「（３）支援の実施状況に係る文書の作成等に関するもの」）] 

4. 支援責任者と担当者の要件   

「3-5.支援責任者・担当者が適切である」で、特定技能外国人の支援責任者・担当者は、実質的な監督命令権を持たない中立な立場の従業員がなる必要がある点に言及しました。 

この章では、支援責任者と担当者の要件についてさらに細かい要件を確認します。 

4-1. 支援責任者の要件 

支援責任者とは、支援計画全体を支援・監督する立場です。 

要件は以下の4つです。 

① 企業にて役員または社員であること 

支援責任者は、受け入れ企業の常勤の役員または職員（正社員など）でなければなりません。 支援計画の作成や進捗管理など、自社における外国人支援の全体像を把握し、責任を持って統括する立場にあるためです。 

外部の業務委託者や、パート・アルバイト等の非正規雇用者は選任できません。 

② 直近2年以内に外国人の雇用管理や生活相談の経験があること 

過去2年以内に、少なくとも1名以上の中長期在留資格を持つ外国人の雇用管理、または生活相談などのサポート業務を行った実績が必要です。 さらにその期間、入管法や労働法等の関係法令を一度も違反していないことが必要です。 

特定技能外国人が直面する特有の課題や、入管法などの関連法令に関する実務的な知識と経験が、支援体制の構築に不可欠だからです。 

③ 登録拒否事由に該当していないこと 

出入国管理法や労働関係法令の違反による罰則を受けていないなど、国が定める「登録拒否事由」に該当しないことが求められます。 

特定技能外国人の人権を尊重し、安全かつ適正な就労環境を守る能力とコンプライアンス意識があるかを担保するための規定です。 

④ 役員の家族や、受け入れ企業と特別に近い関係の人ではないこと 

外国人への支援業務において、企業側の利益に偏らない中立性と客観性を確保するための要件です。特定技能外国人が不利益を被るリスクを排除する目的があります。 

4-2.支援担当者の要件 

支援担当者とは、特定技能外国人を受け入れている企業の役員または職員で、支援計画に沿った支援を実施することを任された人のことをいいます。 

支援責任者が「マネージャー」であるのに対し、支援担当者は「プレーヤー」ということです。 

要件は以下の3つです。 

① 企業にて役員または社員であること 

支援責任者と同様に、支援担当者も受け入れ企業に所属する役員または職員であることが求められます。 

外国人と日々コミュニケーションを取り、社内での業務サポートや生活面での実務的な支援を円滑に行うためには、社内事情に精通した正規のメンバーである必要があるからです。 

② 直近2年以内に外国人の雇用管理や生活相談の経験があること 

過去2年以内に、外国人の雇用管理や生活相談に対応した経験を有している必要があります。 現場で直接外国人と接し、日々の悩みやトラブルに対して適切なアドバイス・サポートを即座に提供できる実践的な対応力が求められるためです。 生活相談については、ボランティアや友人の相談で行った場合は該当せず、業務として行った経験が必要です。 

③ 登録拒否事由に該当していないこと 

支援責任者と同様、出入国管理法や労働関係法令の違反による罰則を受けていないなど、国が定める「登録拒否事由」に該当しないことが求められます。 

5. 自社支援変更に必要な書類 

自社支援変更に必要な書類は5つ

登録支援機関に委託していた受け入れ機関が自社支援に変更するために必要な書類は以下の5つです。 

各指定フォーマットは、出入国在留管理庁の公式ホームページからダウンロードして使用します。 

① 支援計画の変更に係る届出書

 参考様式第3-2号

登録支援機関への委託を止め、自社での支援へ切り替える旨を申告するための書類です。作成の際は、書類内の「特定技能所属機関や登録支援機関の変更点について」という該当項目にチェックを入れて提出します。 

② 新しい支援計画書

 参考様式第1-17号 

自社支援への移行に伴い、新たに策定した支援内容を詳細に明記する計画書です。自社で実施する各支援項目について、具体的な実施予定日や担当者、サポートの提供方法などを具体的に記入します。 

登録支援機関に支援を委託する場合と記入方法が違う箇所があるため、自社支援の記載例を必ず確認してから記入するようにしましょう。 

③ 特定技能所属機関による支援委託契約に係る届出

 参考様式第3-3-2号）

これまで業務を委託していた登録支援機関との契約が終了した事実を、出入国在留管理庁へ報告するための届出です。 「支援委託契約の終了」にチェックを入れてください。 この書類により、外部委託から自社支援体制へ完全に移行したことを示します。 

④ 特定技能所属機関概要書

 参考様式第1-11-1号

受け入れ企業が自社支援の要件を正しく満たしていることを証明するための書類です。過去2年間に受け入れた中長期在留外国人の人数や、新たに選任した支援責任者・担当者の氏名と所属部署を記載します。 

なお、担当者の過去の生活相談業務などの経験については、別途提出する履歴書（参考様式第1-20号および第1-22号）に記入します。 

⑤ 受け入れ企業の組織図 

選任された支援責任者と支援担当者が、対象の外国人に対して直接的な業務指示を行う権限を持たず、「中立的な立場」であることを客観的に証明するための資料です。 

出入国在留管理庁が指定する決まったフォーマットはないため、自社の組織構成が明確に伝わる形式で作成します。 

[出典：特定技能関係の申請・届出様式一覧] 

6. 書類の提出方法 

作成した必要書類を出入国在留管理庁へ提出する方法は、 以下3種類です。

自社の状況に合わせて選んでください。 

窓口提出 

受け入れ企業の本社（本店）所在地を管轄する地方出入国在留管理官署の窓口へ、直接書類を持参して提出する方法です。 その場で担当者に書類の内容を確認してもらえるため、記載漏れや不備があればその場で指摘してもらえます。 
しかし、窓口までの移動時間や、混雑時の待ち時間が発生する点には留意が必要です。 

窓口の受付時間 ※基本的なものです。正確な情報は各地方出入国在留官署のHPからご確認ください。

受付時間： 平日（月～金） 午前9時00分 ～ 12時00分・午後1時00分～午後4時00分（16:00）  休業日： 土曜日、日曜日、祝祭日、年末年始

オンライン申請 

出入国在留管理庁の「電子届出システム」を利用し、インターネット経由で提出する方法です。 

事前にシステムの利用申出（ユーザー登録）が必要となりますが、一度登録を済ませれば24時間いつでもパソコンから申請が可能になります。 

 特定技能のオンライン手続きについては、こちらの記事で詳しく解説しています。 

郵送 

管轄の地方出入国在留管理官署宛てに、書類一式を郵送して提出する方法です。オンライン申請のためのシステム登録が不要で、かつ窓口へ出向く時間も省くことができます。 

郵送を利用する場合は、確実に届いたことを証明できるよう「簡易書留」など追跡可能な方法で送付し、封筒の表面には「特定技能届出書在中」と朱書きします。配達にかかる日数を考慮し、余裕を持って発送することが重要です。 また、提出者の身分を証明する写しを同封しなければなりません。 

届出内容に不備があった場合など、追加書類が求められる場合もあります。 

[出典：出入国在留管理庁「登録支援機関による登録事項変更に関する届出」] 

7. 自社支援切り替え後の業務

自社支援に切り替えた後の主な業務はこちらの3種類です。 

7-1. 支援計画の遂行 

特定技能外国人に対する支援には、法令で定められた必ず実施しなければならない「義務的支援（10項目）」と、実施が推奨される「任意的支援」の2種類があります。 

自社支援に切り替えた後は、企業が作成した新しい支援計画書に記載した内容を、責任を持って確実に実行していく必要があります。 

義務的支援は以下の通りです。

 特定技能の義務的支援10項目については、こちらの記事で詳しく解説しています。 

なお、本来は必須ではない「任意的支援」であっても、支援計画書に「実施する」と記載した時点で法的義務が生じるため、計画内容と実際の運用に乖離が出ないよう注意が必要です。 

7-2. 定期届出・随時届出の提出 

出入国在留管理庁が雇用状況などを把握するために、特定技能外国人の状況を報告する届出業務が発生します。 届出には「定期届出」と「随時届出」の2種類があります。 

 定期届出とは

定期届出とは、特定技能外国人の就労状況や支援の実施状況について、年に1回、定められた期間内にまとめて報告する手続きです。

具体的には、以下の内容を出入国在留管理庁へ届け出ます。

• 就労状況（在籍・退職の有無、業務内容など）
• 労働条件（給与、労働時間 等）
• 支援の実施状況
• 問題やトラブルの有無

届出先は、受入れ機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理局または支局です。オンラインでの提出も可能ですが、事前に電子届出システムへの利用登録が必要となります。

なお、定期届出を期限内に提出しなかった場合や、虚偽の内容を届け出た場合には、罰則または過料の対象となる可能性があります。適切な管理と期限遵守が重要です。

 定期届出の詳しい内容やルールについては、こちらの記事を参考にしてください。 

随時届出とは

随時届出とは、特定技能外国人の退職、雇用条件の変更、行方不明などの事由が発生した場合に、その都度、原則14日以内に提出しなければならない手続きを指します。

提出方法は、窓口・郵送・オンラインのいずれかで行うことができます。

随時届出を怠った場合、特定技能外国人の受入れが一定期間停止されるほか、罰金などのペナルティが科される可能性もあります。
今後の受入れや運用に不利な影響を及ぼさないためにも、該当事由が発生した際には、速やかに随時届出を行うことが重要です。

 随時届出が必要なケースや期限については、こちらの記事で解説しています。 

7-3. 在留資格の更新 

特定技能外国人が日本で継続して就労するためには、在留期限を迎える前に在留資格（ビザ）の更新手続きをしなければなりません。 

特定技能1号の場合、更新の期間は入管の審査結果によって異なりますが、最短で4か月、最長で3年に1度のペースで更新手続きを行うことになります。 

自社支援に切り替えた後は、対象となる外国人の在留期限を企業側で正確に把握・管理し、期限満了の数ヶ月前から必要書類の準備や申請サポートを行う業務をしなければなりません。 

 特定技能のビザ更新手続きや必要書類については、以下の記事で詳しく解説しています。 

8. 現実的に、自社支援はできるのか？

特定技能外国人の支援について、「登録支援機関への委託から自社支援へ切り替えたい」と検討する企業は少なくありません。しかし、自社支援は制度上は可能である一方、すべての企業にとって現実的とは限らないのが実情です。

自社支援は、登録支援機関への委託費用を削減できるという大きなメリットがあります。一方で、外国人への日常的な生活・就労支援、支援記録の作成・保管、定期届出・随時届出への対応、在留資格更新の管理など、一定のリソースと専門性を継続的に確保する必要がある制度でもあります。また、特定技能は2019年4月に施行された比較的新しい在留資格であり、今もなお頻繁に制度の改正がされるため、正しい情報を得ることが簡単ではないのが実態です。

重要なのは、「自社支援か、登録支援機関への委託か」という二択で考えるのではなく、自社の人員体制・業務量・将来的な採用計画に合った支援方法を選ぶことです。場合によっては、業務の一部のみを外部に任せるといった柔軟な選択肢も検討する価値があります。

また、自社支援を検討する企業にとっては、特定技能の支援業務をわかりやすく・使いやすい形で管理できる支援管理ツールを活用するという選択肢もあります。支援内容や対応状況を可視化し、業務を整理できる仕組みを取り入れることで、自社支援の負担を抑えながら、より現実的な運用を目指すことが可能になります。

自社支援でお困りのことがあれば、お気軽に 自社支援無料相談 をご活用ください。

9. まとめ

本記事では、特定技能外国人の支援を「登録支援機関への委託」から「自社支援」へ切り替える場合について、仕組み・要件・業務内容・注意点を解説してきました。

自社支援に切り替える手順

1. 自社支援の要件を満たしていることを確認する
2. 要件を満たす支援担当者・支援責任者を決める
3. 登録支援機関に登録解除の通知
4. 支援している外国人に、支援体制変更の案内をする
5. 自社支援変更書類の作成・準備
6. 出入国在留管理庁へ提出する

自社支援の最大のメリットは、登録支援機関へ支払っている支援委託費用を削減できる点です。削減した費用を、外国人従業員の教育や職場環境の改善に充てることも可能です。

一方で、自社支援は決して「楽になる選択肢」ではありません。外国人への日常的な生活・就労支援に加え、支援記録の作成・保管、定期届出・随時届出への対応、在留資格更新の管理など、十分なリソースと専門知識を継続的に確保する必要があります。

自社支援でお困りのことがあれば、我々 Japan Job School にお気軽にご相談ください。

自社のリソース・将来的な採用計画・支援体制を総合的に考慮し、最適な支援方法を選択していきましょう。