【記入例あり】特定技能外国人が退職｜必要な手続きと書類とは

執筆者：籐内(JapanJobSchool 支援担当者)

在留資格「特定技能」で日本に滞在し、就労している外国人が退職するとき、日本人従業員が退職するときとは手続きはほとんど変わりません。「年金保険料の脱退一時金を受け取るため」など、日本人にはあまりなじみのないケースが発生する可能性もあります。そうしたときの対応をご紹介します。

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1．特定技能外国人が退職になる2つの場合

特定技能の外国人が退職する場合には、日本人の場合と同様、(1)企業都合退職と(2)自己都合退職にあたるケースがあります。在留資格変更の場合も、退職と同様に随時届出を提出する必要がありますので注意が必要です。

それでは、特定技能外国人の「受け入れ困難の事由」（退職の理由）として、どのようなものが想定されているのでしょうか。出入国在留管理庁の「特定技能所属機関による受入れ困難に係る届出」記載例から、確認しておきましょう。

特定技能所属機関の都合（企業都合退職）の事由	特定技能外国人の都合（自己都合退職）の事由
・経営上の都合 ・基準不適合 ・死亡（個人事業主） ・その他	・死亡 ・病気・怪我 ・行方不明 ・重責解雇 （外国人の責めに帰すべき事由による解雇） ・自己都合退職 （本人からの申出による退職予定） ・その他

1-1.企業都合の退職

会社の経営不振や、特定技能所属機関としての基準を満たせなくなったことなどにより、特定技能外国人に退職してもらう場合は、企業都合の退職となります。
具体的な手続きについては、次の章で詳しく紹介しますが、企業都合による退職でも自己都合による退職でも、具体的な手続きや書類に違いはありません（記入内容などは違ってきます）

1-2.自己都合退職

特定技能外国人が退職する場合、最も多いケースが自己都合による退職かと思います。
本人からの申し出による退職のほか、病気やけが、死亡、行方不明なども該当します。

脱退一時金を受け取るために退職・帰国する場合

外国人であっても、加入条件を満たす場合には、必ず社会保険に加入しなければなりません。厚生年金や国民年金も強制加入となります。ただし、年金支給年齢になり老齢年金をもらうためには、10年以上の年金保険料納付済み期間が必要です。

特定技能外国人の保険についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

しかし、「外国人の場合は、滞在期間が短く、保険料納付が老齢給付に結び付きにくいという特有の事情」があります。そのため、外国人が日本国内に住所を有しなくなった場合、本人からの請求に基づき、納めた保険料額に応じた額を一時金として支給する「脱退一時金制度」ができました。

参考：厚生労働省「脱退一時金等について」 P3

ただし、脱退一時金の計算対象（保険料納付期間）は、最大5年分となっています。

そのため、特定技能の資格で就労する以前から日本に滞在し、保険料の納付期間が5年間になる外国人の間では、一旦、会社を退職して帰国し、年金の脱退一時金を請求し、その後に再来日して再就職をするという対応をする人がいます。脱退一時金は、就労中や住民票が日本にあるうちは請求できないからです。

脱退一時金の請求のための退職は、自己都合退職となります。

なお、脱退一時金を受け取ると、年金保険料の納付期間は加入期間から除かれます。長期間、日本に在留し、将来、老齢年金を受け取る可能性がある場合は、慎重に考える必要があります。

脱退一時金についてはこちらの記事でも詳しく解説しています。

特定技能1号（建築）で、一旦、退職・帰国後に再雇用される場合

国土交通省の「外国人就労管理システム」の対象となっている特定技能1号（建設）の外国人が退職・出国し、再入国後に退職前と同じ会社に再雇用されて就労する場合は、通常の認定手続きより大幅に短い期間で、再就労が認められます。
それが、外国人就労管理システムでの「再雇用申請」の手続きです。退職日や再雇用予定日を入力し、再就労の認定を受けます。

脱退一時金の請求などのため、一旦退職・出国し、退職前と同じ会社に再雇用される場合も利用できます。雇用条件に変更がないことが条件となります（定期昇給は契約の変更にはあたりません）。

従来は、認定（再認定）を受けるまで4カ月以上がかかっていましたが、このしくみにより、2週間から1カ月で認定されるようになりました。

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2.　特定技能外国人が退職した際に入管に必要な届出4つ

年金や健康保険などの社会保険、税金に関する手続きは、日本人従業員と特定技能外国人とで差はありません。年金事務所や税務署で所定の手続きを行います。特定技能外国人に特有の手続きとして、入管への届け出があります。

入管への届け出が必要な書類と提出の時期、条件などは次の通りです。

書類	提出時期など
①受け入れ困難に係る届出書	退職することが決まった日（わかった日）から14日以内
②受け入れ困難となるに至った経緯に係る説明書	退職することが決まった日（わかった日）から14日以内 ①と同時に提出
③特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出	雇用契約が終了した日（退職日）から14日以内
④支援委託契約の終了又は締結に係る届出書	雇用契約が終了した日（退職日）から14日以内 ただし、次の場合は提出不要 ・登録支援機関に「支援の全部」を委託していない場合 ・登録支援機関に「支援の全部」を委託していて、「特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出」に登録支援機関の情報を記入・提出し、今回の退職者以外にも支援を委託している者（支援を継続する者）がいる場合

続いて、それぞれの届け出について、見ていきます。

2₋1．受け入れ困難に係る届出書

受け入れ困難に係る届出書は、「受入れ困難の事由が発生した日」から14日以内に、会社（特定技能所属機関）が、特定技能所属機関の住所を管轄する地方出入国在留管理局に提出すると定められています。「受入れ困難の事由が発生した日」は、退職日ではないことに注意が必要です。

▼出典：出入国在留管理庁　特定技能所属機関による受入れ困難に係る届出

① 届出の対象者

この届出の対象となる外国人の情報を記載します。

② 届出の事由

企業都合退職の場合は、左側の「特定技能所属機関の都合」にチェックを入れ、その下の「A 特定技能所属機関の都合」の欄にのみ記入します。次ページの「B 特定技能外国人の都合」の欄は記入しません。

自己都合退職の場合は、右側の「特定技能外国人の都合」にチェックを入れます。その下の「A 特定技能所属機関の都合」の欄には記入せず、次ページの「B 特定技能外国人の都合」の欄にのみ記入します。

③ 特定技能外国人の現状

この届出をおこなう時点で外国人と「連絡可能」か、「連続不可能」か、どちらにチェックを入れます。

④ 受入れ継続のための措置

「A 活動継続の意思」は、届出の対象となる特定技能外国人が、同じ会社（特定技能所属機関）で引き続き働きたいという意思があるかどうか、復帰の予定があるか、について外国人に確認して該当するものにチェックを入れます。

特定技能として日本で働きたいという希望があっても、別の特定技能所属機関に移りたいという場合は、「活動継続の意思なし（転職希望）」にチェックを入れます。

退職する外国人と連絡が取れない場合は「確認不可能」にチェックを入れます。

「B 措置内容」は、活動継続の意思を確認したうえで外国人に対して行った措置について、「転職支援実施」や「帰国支援実施」などから選んでチェックを入れます。

特定技能外国人の責めに帰すべき事由によらない退職で、その外国人が活動の継続を希望する場合は、必要な転職支援をしなければなりません。

⑤ 届出機関

特定技能所属機関の情報を記入します。署名欄は「印字不可」となっていますので、作成者が実際に署名をする必要があります。

2-2.受け入れ困難となるに至った経緯に係る説明書

「受入れ困難に係る届出書」を提出する場合は、必ず、「受入れ困難となるに至った経緯に係る説明書」（参考様式第5-11号）」を添付しなければなりません。受け入れ困難となった経緯をできるだけ詳しく記入し、受入れ困難に係る届出書に添付して提出します。

▼出典：出入国在留管理庁「受入れ困難になるに至った経緯に係る説明書」

① 特定技能所属機関の都合による場合の具体的な事情

退職が企業都合である場合は、「1 特定技能所属機関の都合による場合の具体的な事情」に理由を記入します。

この場合、「2 特定技能外国人の都合による場合の具体的な事情」は、記入不要です。

② 特定技能外国人の都合による場合の具体的な事情

退職が自己都合である場合は、「2 特定技能外国人の都合による場合の具体的な事情」に具体的に記入します。

この場合、「1 特定技能所属機関の都合による場合の具体的な事情」は、記入不要です。

⑥ 特定技能外国人の法的保護のための案内実施の有無

同じ分野で就労を希望する場合はハローワークなどで転職先を探すことができることや、退職、転居、在留に関する必要な手続きについて、案内（説明）したかどうかの確認です。案内したものにチェックを入れます。

2-3.特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出

「特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出」は、退職することが決まった日（わかった日）から14日以内に「受入れ困難に係る届出」を提出し、実際に雇用契約が終了した後（退職後）に提出します。記入する内容は、「受入れ困難に係る届出」とほぼ同じです。

▼出典：出入国在留管理庁「特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出」記載例

② 届出の事由

「特定技能雇用契約の終了」か、「新たな特定技能雇用契約の締結」か、該当するものを選んで、必要事項を記入するようになっています。退職の手続きですので、「特定技能雇用契約の終了」にチェックを入れ、「A 契約の終了」の欄を記入します。

「c 委託契約を締結していた登録支援機関」は、外国人の支援の全部を登録支援機関に委託していた場合に、委託契約が終了した日付と登録支援機関の情報を記入します。この欄に記入していれば、別途、「支援委託契約の終了に係る届出書」を提出する必要がなくなります。

「B 新たな契約の締結」は、退職（雇用契約の終了）の場合、記入する必要はありません。

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2-4.支援委託契約の終了又は締結に係る届出書

「支援委託契約の終了又は締結に係る届出書」は雇用契約が終了した日（退職日）から14日以内に提出します。

ただし、次の場合は提出不要となります
・登録支援機関に「支援の全部」を委託していない場合
・登録支援機関に「支援の全部」を委託していて、「特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出」に登録支援機関の情報を記入・提出し、今回の退職者以外にも支援を委託している者（支援を継続する者）がいる場合

▼出典：出入国在留管理局「支援委託契約の終了又は締結 に係る届出書」

①業務区分

業務区分については以下の表に基づいて記入してください。

▼出典：出入国在留管理局「支援委託契約の終了又は締結 に係る届出書」

③法人番号

法人でない場合は空欄にしてください。

Ab 終了の事由

Abの終了の事由については以下の表に基づきチェックしてください。また子分類で「その他」にチェックを入れた場合は、全角20文字以内で簡潔に内容を記載してください。

▼出典：出入国在留管理局「支援委託契約の終了又は締結 に係る届出書」

3.特定技能外国人本人が行わなければならない届出とは

特定技能所属機関が行う手続きのほか、原則として本人が行わなければならない手続きもあります。特定技能外国人は所属機関との契約が終了した日（退職した日）から14日以内に、「所属機関に関する届出」を入管に提出しなければなりません。

3-1.所属機関に関する届出

「所属機関に関する届出」（参考様式1-4 契約の終了）は、届出人（特定技能外国人）に関する情報や、契約終了日（退職日）、契約が終了した期間の名称や所在地などの情報を記入して提出します。

▼出典：出入国在留管理庁「届出書参考様式１の４の記載例」

届出には、本人の署名が必要ですが、本人以外の者が提出することも可能です。また、新たな機関（会社）と契約した場合、従来の所属機関との契約終了と新たな所属機関との契約締結を同時に届け出ることも可能です。その場合は別の様式を利用します。

入管への提出は、インターネットでもできます。

4.特定技能外国人が退職した際にはハローワークへの届出も必要

特定技能をはじめ、外国人を雇用する事業主には、外国人労働者の雇入れや離職の際に、その氏名、在留資格などについて、ハローワークへ届け出ることが義務づけられています（特別永住者、在留資格「外交」「公用」は届出の対象外）。

このため、雇用していた外国人が離職した場合は、「外国人雇用状況の届出」をハローワークに提出します。

ただし、雇用保険被保険者だった外国人（雇用保険に加入していた外国人）は、「雇用保険被保険者資格喪失届」（様式第４号）を提出することで、外国人雇用状況の届出を行ったこととなり、「外国人雇用状況の届出」する必要はありません。

	提出する書類	時期など
雇用保険の被保険者になっていない場合 （雇用保険に入っていない）	外国人雇用状況の届出	離職した翌月の末日まで
雇用保険の被保険者になっていた場合 （雇用保険に入っていた）	雇用保険被保険者資格喪失届 （日本人と同じ書類だが、外国人のみ記入する項目あり）	離職した翌日から起算して10日以内

雇用保険は、国籍に関わらず、

• １週間の所定労働時間が20時間以上である
• 31日以上の雇用見込みがある

場合に、加入しなければなりません。

「雇用保険被保険者資格喪失届」は、雇用保険に加入している日本人従業員が退職したときも提出する書類です。ただし、外国人のみが記入する項目もあります。

4-1.雇用保険の被保険者になっている場合

雇用保険の被保険者になっている（雇用保険に加入していた）外国人が離職する場合は、日本人従業員の場合と同様、雇用保険の適用を受けている事業所を管轄するハローワークに、退職の翌日から10日以内に、「雇用保険被保険者資格喪失届」（様式第4号）を提出しなければなりません。

被保険者が外国人の場合のみ記入する項目があります。

▼出典：厚生労働省「外国人を雇用する事業主の皆さまへ　外国人雇用はルールを守って適正に」（令和5年6月版）

14. 被保険者氏名（ローマ字）

届け出る外国人の氏名を、在留カード通りに記入します。

19.在留資格

在留資格が「特定技能」場合は、「特定技能1号」か「特定技能2号」の別と、分野を記入します。

備考

すでに「外国人雇用状況届出書」によって届出済みの場合などに記入します。ただし、雇用保険の被保険者になっている外国人が離職する場合は、この「雇用保険被保険者資格喪失届」を提出すれば、「外国人雇用状況届出書」の提出は不要です。

そのほか、在留カード番号や在留期間なども正しく記入します。

4-2.雇用保険の被保険者になっていない場合

雇用保険の被保険者になっていない場合（雇用保険に入っていなかった場合）は、外国人が勤務先の住所を管轄するハローワークに、外国人雇用状況の届出（様式第3号）を退職した翌月の末日までに提出しなければなりません。

▼出典：厚生労働省「外国人雇用状況届出書」

どのような内容を記入するかについては、裏面のほか、厚生労働省のパンフレットにも説明があります。

▼出典：厚生労働省「外国人を雇用する事業主の皆さまへ　外国人雇用はルールを守って適正に」（令和5年6月版）

標題

「外国人雇用状況届出書」は、「雇入れ」の場合にも、「離職」の場合にも使用します。離職に係る外国人雇用状況届出書として使用する場合は、標題の「雇入れ」の文字を抹消します。

②①の者の在留資格

在留資格が「特定技能」場合は、「特定技能1号」か「特定技能2号」の別と、分野を記入します。

｢雇入れ年月日」「離職年月日｣

離職の場合は、雇入れ年月日と離職年月日の両方を記入します。また、届出期限内に複数回にわたって雇入れ・離職した場合は、まとめて記入します。

「事業主」の「事業所の名称、所在地、電話番号等」

｢雇入れ又は離職に係る事業所｣欄は、外国人が就労する事業所（支店、店舗、工場など）を記入します。記入してください。離職に係る事業所が支店、店舗、工場などである場合は、「主たる事務所」欄に、本社についての情報を記入します。

なお、事業所が雇用保険適用事業所である場合には、雇用保険適用事業所番号を記入することになっていますが、その場合は、「外国人雇用状況届出書」の提出は不要です。代わりに、「雇用保険被保険者資格喪失届」を提出します。

「外国人雇用状況届出書」の提出は、ハローワークインターネットサービスの「外国人雇用状況届出システム」からも可能です。

5.書類を提出しなかった際に罰則はある？

「受け入れ困難に係る届出書」や「特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出書」を提出しなかった場合は、罰則の対象となるほか、特定技能外国人の受け入れができなくなる可能があります。法律に従って、適切な対応を取ることが重要です。

5-1.30万円以下の罰金が課せられる可能性がある

「届出書」の提出を怠った場合は、刑事罰（30万円以下の罰金）の対象になります。（入管法 第71条の4第1号）

5-2.特定技能外国人の受け入れができなくなる可能性がある

届出書を提出しないと、特定技能所属機関が果たすべき義務を履行しなかったことになります。

特定技能雇用契約の締結日以前の5年間や締結日以後に、出入国または労働関係法令に関する不正行為などを行った者は、欠格事由に該当し、特定技能所属機関になることはできない、とされています。

出入国または労働に関する法令に関し不正または著しく不当な行為については、個別具体的な事案の重大性に応じて該当性が判断されることとなります。届出の不提出が必ず欠格事由に該当するとは限りませんが、悪質性がないと認められる保証もありません。各種届出は必ず行いましょう。

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6.特定技能外国人にも退職金は支払う必要はある？

事業所において、退職金の制度がある場合は、特定技能外国人についても退職金の対象とし、退職時には規定に沿って退職金を支払います。

中小企業を対象とした一般の中小企業退職金共済制度や、建設業・清酒製造業・林業を対象とした特定業種退職金共済制度は、国籍や職種を問わず、加入することができます。こうした制度と契約している事業主の下で働く従業員は、退職時に退職金を請求できます。

厚生労働省は「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」の中で、次のような考え方を示しています。

出典：厚生労働省「外国人を雇用する事業主の皆さまへ　外国人雇用はルールを守って適正に」（令和5年6月版）

よくある質問

特定技能外国人本人から退職の申し出がなく、失踪になった場合は退職日はいつにしたらいいでしょうか

失踪（行方不明）の場合など、退職の申し出がなく、退職日がはっきりしない場合は、失踪したことが判明した日や連絡が取れなくなった日などを退職日（受入れ困難が判明した日）に、所属機関が退職日と定めた日などを退職日にするなどして、届出書に記入し、提出します。

「受け入れ困難に係る届出書」を先に提出し、その後に「特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出書」を提出するのが原則ですが、やむを得ない事情がある場合は、「受け入れ困難に係る届出書」と「特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出書」を同時に提出します。

退職後に転職して勤務先が変わる場合は在留資格の変更申請は必要でしょうか

本来なら転職前に在留資格変更許可申請が必要となります。

特定技能外国人は、在留資格によって、活動内容が指定されます。入管が発行する指定書（パスポートに添付されます）で指定された分野・業務区分・企業以外での活動（就労）が認められません。

このため、別の会社（特定技能所属機関）に転職して働く場合は、在留許可の変更許可申請を行い、入管から新たな指定書を交付してもらう必要があります。

従来の会社（所属機関）からは入管に、「受け入れ困難に係る届出書」と「特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出書」を提出してもらう必要があり、転職先の会社からは「特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出書」が提出される必要があります。また、原則、本人が入管に、「所属機関に関する届出」を提出します。

指定書で指定されている会社以外ではアルバイトもできませんので、十分な準備が必要です。