社員の定着率を上げるには「初期設定」「言語化」「日々の会話」がカギ【株式会社モチベーション＆コミュニケーション代表×株式会社JJS代表】

執筆者：Divership編集部｜外国人雇用担当部門
ゲスト：桐生稔｜株式会社モチベーション＆コミュニケーション

こんにちは！JapanJobSchooが運営する、外国人採用を成功に導くメディア「Divership」の編集部です！

今回は株式会社モチベーション＆コミュニケーション代表取締役の桐生稔様をお招きして、弊社代表の松里と外国人を含む社内の人間関係を良好にし、定着率を上げる方法について対談を行いました。

「新入社員を採用しても定着せずすぐに辞めてしまう…」
「最近社内の雰囲気や人間関係が良くない気がする…」

など、感じていらっしゃる方はぜひご参考ください！

ゲスト：桐生稔（きりゅうみのる）｜株式会社モチベーション＆コミュニケーション代表取締役

プロフィール

• 株式会社モチベーション＆コミュニケーション 代表取締役
• 日本能力開発推進協会（JADP）メンタル心理カウンセラー
• 日本能力開発推進協会（JADP）上級心理カウンセラー
• 一般社団法人日本声診断協会音声心理士
• 文部科学本省統一資格取得済：受付番号00322

もともと臆病な性格で、対人関係が非常に苦手。新卒入社した会社では、営業成績がドベで入社3カ月で左遷させられることになる。しかしそこから一念発起し、コミュニケーションスキルを磨くべく心理学、大脳生理学を学び始め、1,200店舗中営業成績でNo1となる。そして本社の事業企画に異動し、年間3,000億の予算組を行う。

その後、ボイストレーニングのスクールに転職、350名の講師をマネジメントする。
2017年、「伝わる話し方」を提供する株式会社モチベーション＆コミュニケーションを設立。全国40都道府県で、年間約2,000回のセミナー、研修を開催。伝わる話し方に特化したオリジナルメソッドが話題を呼び、日経新聞、プレジデント、女性セブン、東洋経済ＯＮＬＩＮＥなど、多数掲載される。
セミナーや研修では、60分に20回笑いが起こり、会場は笑顔に包まれ、最後は感動的な結末を迎える「心震わす話し方メソッド」が大好評。著書、『雑談の一流、二流、三流』はコロナ禍の真っただ中に発売されたにも関わらず13万部のベストセラーとなる。

松里優祐（まつざとゆうすけ）｜株式会社JJS（JapanJobSchool） 代表取締役

プロフィール

外国人の紹介実績1,500名以上、支援実績250名以上を誇る株式会社JJS（JapanJobSchool）の代表取締役。

「日本人と外国人が一緒に働けてよかったを創る」というミッションを掲げ、2017年に教育スクールを創業。2019年の特定技能制度の開始に合わせて、人材紹介と登録支援機関もスタートし、現在では、介護業、外食業、宿泊業など様々な業種に、年間300名以上の外国人を紹介をしている。

また、定着率の高い人材を創出するため、現在は、自社運営の学校を海外に展開している。
2023年4月にはミャンマー校も開校し、2024年はネパールも準備中。

1.社員が人間関係で離職してしまう理由

松里：桐生さん本日は対談のお時間をとっていただきありがとうございます。

桐生：いえいえこちらこそこのような機会を設けていただきありがとうございます。

松里：私たちは主に特定技能外国人の人材紹介と支援を行っているのですが、特に外国人の定着率向上に力を入れています。定着率を上げるといっても、その会社の給与や立地、待遇など様々な要因が絡んでくると思いますが、今日はぜひコミュニケーションを専門とされている桐生さんに、人間関係を改善して定着率を上げる方法について詳しくお聞きしたいと思っています。

早速ですが、そもそもなぜ人は人間関係で離職をしてしまうのですか？

桐生：そうですね、人間関係で会社を辞めてしまう理由は上司の方と馬が合っていないということが圧倒的に多いと思います。

具体例をあげると、上司に罵倒されたり、理不尽なことを言われ続けて、うつ病の一歩手前であるパニック障害になってしまい、離職せざるを得なくなる人もいますし、
職場の人と何かあったわけではないけども、元々人とあまりコミュニケーションをとりたくないという方も一定数いて、人とできるだけ関わらないような職場に転職したいという人もいます。

また人間関係でいうとお客様もありますね。お客様から無理難題を押し付けられて続けて心が病んでしまう人もいます。

あとは、上司がマウントをとってくるとか（笑）そういう人間関係の小さなストレスの積み重ねも離職につながりますね。

松里：そうなのですね。そのように一見上司の方が悪いようでも、こちらの努力次第で関係性を変えられるものなのですか？

桐生：はい、変えようと思ったらやり方は2つで、1つは自分が変わるか、もう1つはその場から離れるかどちらかになります。そして自分を変えようとする人が私のビジネススクールに来ていますね。だからみなさんコミュニケーション力を上げたいとか、人間力を高めたいという目的を持った人が多いです。

ただ、コミュニケーションを上げたいといっても人それぞれでして、人前で話すことが苦手とか、わかりやすく話すことが苦手とか、商談でのちょっとした雑談が苦手とか、様々です。

もちろん人間関係でうまくいかなくなったら環境を変えることも悪いことではないと思います。今は転職も当たり前の時代ですので。ただ、1回自分を変える努力をしてみることは大事だと思います。努力せずに違う道を作ってしまうのはもったいないと思うので。

コミュニケーションについて学ぶなどの努力を通じて、人前で話せるようになり、自信がついた暁には、営業成績が上がって昇進する方もいますので、そのような自分を変えていくトレーニングは大事だと思いますね。

2.定着率を上げるための「初期設定」と「言語化」の重要性

桐生：会社を辞めてしまう原因は、人間関係以外にも待遇だったり、給料、自分のやりたいことができるかなど色々ありますよね。このように会社に求めることは人それぞれ違いますが、そんな100個も200個もなくて大体4,5個くらいに収まります。

では企業側は社員のそのようなニーズを把握しているかというと、ほとんどは把握していません。私は企業側にも研修をすることがありますが、だいたい上司は部下が会社に何を求めているのか知らずにいます。

だからこの認識を合わせるために「初期設定」が大切です。互い抱えているニーズを最初の面談などを通じて確認したり、そもそも我々はこのような会社です、と最初に行っておくことが大切です。

例えば、私の会社は結果に全く重きを置いていません。売り上げの目標設定すらないんですよ。しかし、プロセスに関してはとても重視します。営業をかけたとして、契約が取れたか取れてないかはどちらでもいいです。しかし、取れなかった場合の振り返りをしないと私から強く怒られます（笑）
ですのでこのような「プロセス重視」ということを事前に伝えるようにしています。そうしなければ部下から見ると、急に怒り出した、と驚いてしまいますしこれが何回も続くと、この人は機嫌が悪い時に急に怒り出す人なんだと誤解されて人間関係が崩れてしまいますので。

松里：では、例えば弊社は人間関係を重視しているようなことを、入り口の段階である面接で合わせる必要があるということですね。

桐生：それはすごく大切です。

また、人間関係が大事などということもきちんと言語化しておく必要があります。人間関係を大事にしているといっても、様々な解釈がありますよね。例えばとりあえずオフィスで一緒に働いていればOKという会社もあれば、お互いに言いたいことは言うべきだという会社もあります。

私の会社でも言いたいことは言うということを大切にしていて、悪口でも文句でも言って全く問題ないのですが、言うときは本人の前に限るというルールを設けいています。おかげで私は文句ばかり言われていますが（笑）
つまり、私の会社における「人間関係が良い」というのは、ただ単に仲良くするのではなく面と向かって言いたいことが言える関係であることを指しています。

このようなことを事前にしっかり伝えて、社員の方もそれを了承して入ってきてくだされば、面と向かって文句言われても驚かないし苛立ちもしないですよね。これが初期設定の大切さです。

ですから外国人の方の場合はより高度ですよね。我々はこのような会社だ、という抽象度の高いところからわかりやすく日本語に落とさないといけないので。ただ、外国人を雇用するにしてもこの初期設定の作業は絶対最初にやるべきです。

松里：それは会社の価値観を含め、待遇面なども言語化して最初に伝えたほうがいいですよね。

桐生：そうですね、待遇と風土で分けて言語化したほうが良いと思います。

その時、勤務時間や給料は何時から何時までで月々いくらというように誰にでもわかりやすく具体化されていると思いますが、抽象度の高いこともこのように勤務時間や給料と同じくらいわかりやすく言語化する必要があります。

例えば「向上心」といってもそれだけではどのくらい高いかわかりません。ですので、「私の会社でいう『向上心』は昨日できなかったことができるようにすることです。これを成長と我々は定義していて、これに挑む方を『向上心がある人』と言語化しています。」などのようにわかりやすく言語化することが重要です。

このような初期設定をしっかりすることで、定着するかしないかの8割は決まると思いますね。

また、言語化のレベルというのも様々です。一見、我々の会社の価値観は向上心です、と言っている会社も自分たちは言語化できていると思われるかもしれませんが、私がここでいう「言語化」の定義は第三者がみてもわかるレベルということです。

このようなことを一つ一つ言語化していると堅苦しくなりそうと思われるかもしれませんが、大事なことなので私たちは具体的に言語化するようにしています。

松里：そうなのですね。ちなみに桐生さんの会社では、何個ほどここまで具体的に言語化されているのですか？

桐生：そうですね、社員が具体的に認識しているのは5つくらいですね。成長の定義やプロセスとは何か、あとは内省ですね。反省と内省の違いをしっかり定義しています。

松里：そうなのですね、すごく勉強になります。たしかに待遇面は数字としてわかりやすく定義されていますが、風土はこのレベルで言語化しているかといわれると曖昧だったかもしれないです。

桐生：はい、例えば時給1,200円は誰が見ても時給1,200円ですが、向上心は誰が見てもその人が思い浮かぶ向上心かといわれるとそうではないんです。ですので、具体化せずに従業員に「君には向上心がない」と言ってしまうと、従業員の方はジレンマに陥ってしまう場合があります。

ですので第三者が理解できるレベルで言語化しており、初期の段階で社員にも認識してもらっている。さらに定期的にそれが確認されていれば、離職率はかなり下がると思いますね。

3.外国人の方の離職理由とその改善策

桐生：この初期設定を外国人の方に生かすことは難易度が高いと思いますが、実際どうなのですか？

松里：難しいですが、できると思います。

実際外国人の離職理由はやはり待遇面が多く、特に給与に関することが多いです。私たちが紹介している外国人は「特定技能」という在留資格を使ってきているのですが、このビザは5年間しか日本に滞在することができないので、外国人の方々も、限りある中でいかに多く稼ぐか、というところをとても意識しています。

また職場環境も大きな要因ですね。やはり日本人と同様に上司とうまくいかないという人が多いです。理由としましては、上司の方の外国人への理解が不足しているということが大きいです。

例えば、外国人は日本人と違って一時帰国をします。ではネパールの人が一時帰国をする場合、安い飛行機を使うとなると何回か乗り継ぐ必要があるので1日かけて帰国することになり、往復で2，3日を要します。また空港から自分の家までも十何時間かかる方もいますね。こうやって結構な時間とお金をかけて帰ったからには2、3週間ゆっくり過ごしたい方が多いです。

しかし企業側としては、日本人にはそのような長期休暇はないのだから不公平になってしまう、ということで長期間の一時帰国を認めません。そうなると外国人は、同じ給料で長期間の一時帰国を認めてくれる会社に行こうと転職を考えます。

また、最近外国人の間で流行っている特殊ケースですが、一時帰国をして脱退一時金を受け取ろうとする人が最近増えています。脱退一時金というのは、国に帰る時に今まで納めていた年金の一部を払い戻しできるというものです。そこで外国人はまとまったお金が欲しいということで一回会社を辞めて母国に帰って、再雇用してほしいと言ってきます。
企業側にとってこれは手続きなど少々面倒なことですが、企業が対応しなかった場合、対応してくれないなら辞めるという外国人も支援している中で数件あります。

このような企業の待遇面での不満で離職するケースが多いですが、やはり日本人と同じで職場の人間関係で辞めてしまう人も一定数います。

桐生：そうなのですね。人間関係においては、やはり最初の企業と求職者のすり合わせが一番大きいと思います。実際入社してみて思っていたのと違う、ということが一番退職につながると思いますし。

恋愛でも、後から多額の借金があると言われたら嫌な感情抱く人も多いと思いますが、もっと前段階で借金があることをわかっていれば、この人を支えたいと思って結婚する可能性が高まりますよね。これは会社と全く同じだと思います。

あとはどこまで正直に言うかというレベルと、伝えるタイミングも重要です。例えばお付き合いする前から自分をさらけ出しすぎてしまうと誰とも付き合ってもらえないですよね。ですのでお付き合いする中で、少しずつ素を出していくのが大事です。

これが会社であれば、最初に会社説明会の中や面談の中で少しずつお互いを分かち合いながら、伝えていくのが良いと思います。

松里：なるほど、ですからやはり表向きと実態というのは、きちんと求職者の方と合わせていく努力が必要ですね。

桐生：それは絶対合わせる必要がありますね。入る前から会社のことはわからないので。ですので、入ってみないとわからないことを、タイミングとどこまで言うかというレベルを見極めながらできるだけ事前にお伝えすることが重要です。それと同時にご本人がやりたいこともしっかり言語化してあげるといいですね。

松里：そうですね。特に外国人の方はまだ日本語が拙い方が多いので、私たちのようなエージェントがしっかりヒアリングをして言語化する必要がありますね。

4.定着してもらうには「初期設定」「互いの言語化」、そして「日々のコミュニケーション」

桐生：まとめとなりますが、会社に定着してもらうために、まずは初期設定、そしてお互い言語化、またそれの定期的なすり合わせが重要ですね。

定期的なすり合わせに関しては最近1on1とかする会社もありますが、月1回のミーティングすら時間が取れない、もしくは面倒だと感じる会社もいらっしゃいます。ただ、1時間しっかりやる必要もなくて30分でもいいですし、一日5分の会話でもいいんです。時間の長さというよりは回数と密度が大切です。

松里：そうなのですね。外国人の側面もそこに加えると、やはり外国人は給料に一番重きを置いているので、明確な評価基準や昇給はいつなのかをきちんと言語化するのが大切ですね。

ただ、給料を上げることが難しい場合は職場環境を改善することに振り切る必要があり、そうなると外国人の文化の理解を深めることが大事です。それも会社の上層部だけではなく、実際に外国人と関わるであろう現場の社員にも浸透させておくことが不可欠です。

例えば、外国人は給与に関して細かく聞いてきます。日本人からすると、そのような人は異質に感じてしまうので、不快に思われる方もいますが、そのようなことも「そういうものなんだ」と受け入れて体制を築いていく必要があります。

また文化が異なることから、日本人にとっては当たり前だけど外国人にとっては当たり前ではない、ということで苛立ちを感じる人もいます。

例えば、介護だと外国人の方は利用者様に長くのんびりお風呂に浸からせてあげたいという気持ちがわからなかったり、外食では日本人の感覚だと落とした手袋は捨てて新しいものを使うと思いますが、外国の方だともったいないのでまた使うという考えになります。こういったところも、現場社員がきちんと理解して対応していく必要があります。

あとは、やはり日頃のコミュニケーションを大切にしていて、社員同士仲の良い会社様だと、外国人が定着しているところが多いですね。私たちの会社もそうですが、やはり外国人は飲み会が好きな方が多いので、定期的に開いてあげると喜びます。

桐生：やはり外国人の方はそういった飲み会などが好きなのですね。
ちなみに、外国人の方を採用する場合、その採用単価は大体いくらくらいなのですか？

松里：そうですね、私たちの会社の場合だと、紹介料とビザを変更する費用など含めて大体50万円ほどですね。うちのような人材紹介を利用していない会社様は媒体を使っていますが、それでも50万円ほどかかりますね。

桐生：なるほど。一人の採用に50万円以上かかると考えるなら、辞められてしまうリスクって相当大きいですよね。ちょっとしたコミュニケーションや1回の飲み会などを面倒くさがったりしている場合ではなくて、多額な採用コストがかかっているということを認識すべきです。

ですので、初期設定や言語化、また日頃のコミュニケーションなど、時間かかるし面倒くさいと思いますが、ここは絶対に時間をかけてでもやったほうがいいですね。

松里：そうですね。では最後に、このメディアを見てくださっているのは企業の方ですので、実際どのように外国人とうまくコミュニケーションをとればいいのかをお聞きしたいです。

桐生：そうですね。これは外国人も日本人も同じだと思いますが、初期設定や言語化があった上で、あまりかしこまらずに軽いコミュニケーションの積み重ねが重要です。

「元気？最近どう？調子いいらしいじゃん」

などというように、普段の会話でかまいません。逆にかしこまって、「最近悩み事ない？」とか聞いてしまうと相手も困ってしまうので。

このように日々の小さなコミュニケーションを続けていれば、絶対いつか本音を打ち明けてくれるようになります。人間の気持ちは移り変わりやすくて、小さな不満は日々の会話をしていれば解消できますが、不満が解消されず積み重なってしまうと退職につながります。

退職してしまいそうな段階で皆さん危機感を覚えてコミュニケーションを取り出しますが、ここではもう遅いです。そうではなく、日々の会話で「それか、ごめんな。●●さんに協力してもらうから。」のような一言があるだけで、一気に不満が解消されます。

コツは「小さく、短く、回数を多く、そして頑張って話そうと思わない」ことです。
きちんと話すときはミーティングや会議の冒頭とかでいくらでも時間を設けられるので、日々の会話ではこのようなことが重要です。

伝説のコーチ、ビルキャンベルも誰かに会ったら必ず自分から肩をトントンと叩いて「How are you?」と聞くそうですが、これでいいんです。そのあと「仕事どう？」とか聞いて「順調です」とか返ってきたら「さすがだね、仕事早いな」など言うだけで社員の心は和みます。

松里：なるほど。では日々の1on1とかはした方がいいのですか？

桐生：やらないよりはやったほうが良いと思いますが、日々のコミュニケーションで十分把握できているのであれば必要ないと思います。

また、1on1でじっくり話さなければいけないレベルにまでなっていることはすでに黄色信号です。ですので、ちょっとした会話の中で不満が解消されていれば、作業も進むしストレスもなくなります。いきなり大きな不満を抱えるなんてことは基本無いと思うので。

松里：それは私も心がけなきゃいけないですね。最近少し忙しくなってきており、社員に話しかけられていないという自覚があるので…（笑）

桐生：本当に一言でいいんです。「元気？」「元気です」「いいね、またよろしくね」これだけでいいんです。
それでもし元気が無さそうだったら少し時間をとって話を聞いてあげれば解消できるので。

もしくはただ面白い話のネタを話すだけでもしっかりコミュニケーションになっているんです。

ただ会社の規模が大きくなると全員に気を配ることは難しいと思うので、そのイズムを継いでいる人に任せることもできますね。

松里：そうですね、ただ私たちはまだ3，40人の規模ですので、私が頑張ってやってみようと思います。

桐生：はい、ぜひやってみてください。本当に一言二言でいいので。ただ挨拶だけでも何となくその人の状態がわかりますので、そこを見逃さないことが重要です。

弊社では登録支援機関として特定技能の外国人材を多数ご紹介、ご支援を行っています！

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